Notionでお付き合い記録帳を作ろう

みなさんは、親戚、友人、職場の同僚とさまざまなお付き合いをされているのではないでしょうか。誕生日プレゼントやお中元、お歳暮など、贈り物が年間を通して多くあることと思います。また、親戚の子どもにお年玉を渡したり、入学祝いを贈ったりすることもあるでしょう。

お付き合いの中で、こんなことを思ったことはないでしょうか。「友達の誕生日、4月なのは覚えているけど、何日だったかな…」「去年お年玉でいくら渡したんだっけ？」「親戚のお子さん、小学校入学は来年？再来年？」いざというときに困らないために、Notionでお付き合い記録帳を作りましょう。

お付き合い記録帳を作るメリット

名前や住所、誕生日を1箇所に記録しておくと、すぐに確認することができます。例えば、結婚を機に配偶者の親戚の名前を覚えようとするときに、名前の一覧があると役立ちます。年賀状を送るときにも役立つでしょう。

また、贈答品の記録をすることで、過去の贈り物と被らないようにすることができます。お相手の好みを記録しておけば、より喜ばれる贈り物を選びやすくなるでしょう。

さらに、Notionでお付き合い記録帳を作れば、例えば誕生日が近づいてきたときに気付きやすくして、余裕をもってプレゼントの準備をすることができるようになります。紙やノートでは実現が難しいリマインドの仕組みを作ることができます。

お付き合いデータベースを作る

新しくお付き合いデータベースを作りましょう。

• お付き合いデータベースをテーブルビューで作成する

プロパティを次のように作ります。

・ 住所: テキスト
・誕生日: 日付
・関係性: マルチセレクト
・好き: テキスト
・嫌い: テキスト
・アレルギー: テキスト

• 住所や誕生日など、覚えておきたい情報を記録できるようにする

ここで、関数プロパティについてご紹介します。関数プロパティを使うと、他のプロパティをもとにさまざまな計算をすることができます。プロパティの種類で「関数」を選択すると、数式を入力できるようになります。

• ①プロパティを追加して②関数を選択して③プロパティ部分をクリックすると④数式を入力できる

今回は誕生日に関する3種類の関数プロパティを作ってみましょう。まず、「誕生日」から「年齢」を出すには次のように記述します。

dateBetween(now(), prop("誕生日"), "years")

そして、「誕生日」と先ほど作った「年齢」から「次の誕生日」を出すには次のように記述します。

dateAdd(prop("誕生日"), prop("年齢") + 1, "years")

最後に、「次の誕生日」から「次の誕生日まであと何日か」を出すには次のように記述します。

dateBetween(prop("次の誕生日"), now(), "days") + 1

このように、誕生日から自動的に年齢や次の誕生日までの日数などを計算することができるようになります。

• 関数プロパティを使って誕生日からさまざまな情報を計算することができる

関数プロパティでは他にもさまざまな数式を作ることができます。数式入力時の画面下部に詳しい説明が表示されます。

• ①左側にマウスカーソルを合わせると②右側に説明が表示される

贈答品データベースを作る

次に、贈答品データベースを作りましょう。

・日付: 日付
・贈り物か頂き物か: セレクト
・メモ: テキスト

• 贈答品データベースを作る

ここで、贈答品データベースを先ほど作ったお付き合いデータベースとリレーションで紐づけてみましょう。新たに「お相手」というプロパティをリレーションで作成します。どのデータベースとのリレーションを作成するか確認する画面が表示されるので、お付き合いデータベースを選択しましょう。

• ①リレーションを選択し、②お付き合いデータベースを選び③リレーションを作成する

これでリレーションが作成されました。贈答品の「お相手」を選択しようとすると、お付き合いデータベースの中から選択することができるようになります。

• 贈答品の「お相手」をお付き合いデータベースの中から選択する

また、グループ機能を使うと、贈答品を1年単位で区切って管理することができます。「グループ」→「日付」でグループ化→「年」単位を選択し、グループを新しい順に並び替えると次の画像のようになります。

• 贈答品データベースを年単位でグルーピングしたイメージ

いつも見るページに誕生日が近い人を表示する

最後に、いつも見るページに誕生日が近い人を表示してみましょう。リンクドデータベースを使うとお付き合いデータベースを呼び出すことができます。「/link」と入力してリンクドデータベースを選択し、お付き合いデータベースを選択してみましょう。

• 贈答品データベースを年単位でグルーピングしたイメージ

表示するプロパティを「名前」「誕生日」「次の誕生日まであと何日か」の3つに絞り、「並び替え」で「次の誕生日まであと何日か」を昇順に並べて、「フィルター」で「次の誕生日まであと何日か」が30以下の人に絞ってみましょう。

• 贈答品データベースを年単位でグルーピングした様子

いかがでしたでしょうか。Notionでお付き合い記録帳を作り、友人や親族とのお付き合いをより一層充実させましょう。

今回のお付き合い記録帳テンプレートをこちらに用意しました。画面右上の「複製」からご自身のNotionに取り込んで使うことができます。