Notionの使い方を基本操作からデータベース機能まで解説

今回はNotionの基本操作やデータベース機能についてご紹介します。本題に入る前に、1つ嬉しいニュースがあります。2021年10月13日にNotionが日本語化されました。まだ日本語化の設定をしていない方は、設定画面から日本語に変更してみましょう。

• 英語版の場合、サイドバーの「Settings & Members」>「Language & region」から日本語に変更できる

Notionの画面構成

基本の構成として、画面左側にサイドバーがあります。サイドバーにある各ページをクリックすることで開けます。

• 左側にサイドバー、右側にページが表示される構成

各ページは上部にタイトルが必ず入り、カバー画像やアイコンを任意で設定できます。ページのコンテンツ部分はさまざまな種類のブロックによって構成されます。

• ページの上部にタイトル等が表示され、ページのコンテンツはブロックによって構成される

また、Notionの強みの1つにデータベース機能があります。6種類のデータベースビューが存在し、情報を整理、分類、絞り込み、並び替えすることができます。

• データベースのボードビューによりタスクの進捗を俯瞰している様子

ページの基本操作

画面構成を理解したところで、早速ページの基本操作から見ていきましょう。サイドバーにある「ページを追加する」もしくは「新規ページ」ボタンから新しいページを作成できます。

• サイドバーから新しいページを作成

新規ページ作成後、まずは上部のタイトルを入力してみましょう。次に「アイコン付きページ」「テンプレート」などのメニューが表示されていますので、今回は「空白ページ」を選んでみましょう。

• ①タイトルを入力し、②空白ページを選択

そのままページにテキストを入力することができます。入力したテキストはブロックとなり、ブロック左側にある「⋮⋮」マウスでドラッグするとブロックを移動することができます。

• 「こんにちは」と書かれたブロックを「⋮⋮」でドラッグすることにより移動できる

ブロックの移動により、前後のブロックを並び替えることはもちろん、ブロックを左右に並べることもできます。

• 「おはよう」と書かれたブロックをドラッグして右側に持っていく様子

テキストを選択するとポップアップメニューが表示され、装飾を加えることができます。太字にしたり、文字色を変えたり、背景色を付けることができます。

• ①テキストを選択し、②テキスト装飾メニューが表示される

「/」半角スラッシュもしくは「；」全角セミコロンを入力すると、ブロックの種類を指定することができます。ブロックの種類はとても豊富です。

• ①半角スラッシュを入力し、②さまざまな種類のブロックを選択できる

ページの中で新たにページを作成することも可能です。「/」または「；」からページを選択すると、元のページの中に新しいページが作られます。

• ページの中で新たなページを作る

新たなページを作成すると、画面上部のパンくずリストや画面左のサイドバーで、ページの中にページがあることが表示されます。

• 2ページ目は最初のページの中に作られている

そして、Notionではページも自由に移動できます。先ほどページ同士の親子関係を作りましたが、例えば子ページを親ページと並列させることもできます。さらに、元々子ページだったページの中に親ページを入れて、ページ同士の親子関係を逆転させることも可能です。

• ページをドラッグして移動できる

また、作ったページをWebで公開することも可能です。画面右上の「共有」ボタンを押し、「Webで公開」のスイッチをオンにすればページを公開できます。ページのURLを知っている人なら誰でもアクセスできる状態になります。

• ①共有をクリックし、②Webで公開をオンにすれば、③ページURLをコピーできる

ページの見た目もカスタマイズできます。アイコンやカバー画像を設定したり、画面右上の「•••」からフォントの種類、テキストサイズ、画面サイズを変更できます。

• アイコンやカバー画像を設定して見た目をカスタマイズ

• 画面右上のメニューを押すとフォント等を変更できる

データベース機能

次に、データベース機能について解説します。

データベースと聞くと「難しそう」と感じる方もいらっしゃるかと思います。Notionにおいては「ページの集まりをいろいろな形で表現できるもの」と思っていただければ大丈夫です。データベースには6種類の表現方法が存在します。

テーブル

Googleスプレッドシートのような表形式です。

• テーブルのイメージ

ボード

Trelloのようなカンバンボードです。

• ボードのイメージ

タイムライン

スケジュールを管理できるガントチャートです。

• タイムラインのイメージ

カレンダー

その名の通り、カレンダー形式です。

• カレンダーのイメージ

リスト

テーブルよりもシンプルな一覧形式です。

• テーブルのイメージ

ギャラリー

画像を一覧に並べることができるカードギャラリーです。

• ギャラリーのイメージ

では、データベースを実際に作ってみましょう。新規ページを作成すると、画面下の方でデータベース形式を選択することができます。

• 新規ページで「テーブル」を選択するとGoogleスプレッドシートのような表形式の画面になる

データベースのタイトルを「タスク」として、3行それぞれに名前とタグを入力してみましょう。

• 3つのタスクを登録した

Notionのデータベース機能では、1つのデータベースをもとにしてさまざまなビューを追加することができます。左上の「ビューの追加」から、ボードビューを追加してみましょう。

• ①ビューの追加を押し、②ボードを選び、③作成を押す

すると、Trelloのようなカンバンボードが表示されました。

• 先ほど作成した3つのタスクがカンバンボード上に表示される

カードはマウスのドラッグ操作で移動させることができます。

• ①着手中のカードをドラッグし、②完了の列でドロップすれば、③カードのタグが完了になる

そして、移動させた内容はビューを切り替えても反映されています。

• ①ビューを元のテーブルに切り替え、②元のビューでもタスクのタグが完了になっている

また、データベースのビューごとにフィルターや並び替えを設定することができます。例えば、タグが「完了」以外のタスクを表示する、タスクをタグの順番に並び替えるといった設定が可能です。自分が見たい切り口でビューを増やすことができます。

• ①フィルターを選択し、②フィルターを追加する。③条件「タグが完了を含まない」を入力し、④タスクが1つに絞られる

いかがでしたでしょうか。今回はNotionの基本操作やデータベース機能についてご紹介しました。ぜひご自身の手元で実際に触れながら体感していただければと思います。

また、さらに詳しく知りたい方はNotion公式のガイドを見ていただくと今回ご紹介しきれなかった細かな内容も載っています。次回から、今回ご紹介した操作方法を組み合わせて、Notionの実践的な活用事例をご紹介していきます。