スプレッドシートを使いこなそう(2)

第4回では、Googleドキュメントに対するファイルのインポート、表計算ツール「スプレッドシート」で作成したグラフをWebページへ貼り付ける方法、入力条件に応じたセルの色分けについて解説した。今回も引き続き、スプレッドシートをより便利に使うための各種テクニックを紹介していこう。

名前付き範囲の定義で計算式をシンプルかつ簡単に入力

Googleドキュメントのスプレッドシートは、Excelと同じくセルに名前付き範囲を定義することができる。「セルに名前を付けると何が変わるの?」と思う人もいるだろうが、これが合計や比率などを複合的に算出する場合にかなり便利なのだ。

例えば、表の最下部にあるセル"B16"に生産数の合計をSUM関数で表示し、その右側に年間比率を並べるような表を作るとする。まず、生産数の合計は、"B16"に"=SUM(B4:B15)"と入力するか、「挿入」→「関数」→「SUM」で合計範囲を指定すればよい。

しかし、ここから年間比率を求める際が問題となる。"C4"に"=B4/B16"と入力し、ツールバーの「%」ボタンで表示形式をパーセントに設定すると年間比率が表示されるが、いざセル右下の「■」を下方向にドラッグしてみるとビックリ。"=B5/B17""=B6/B18""=B7/B19"のように、月ごとの生産数だけでなく合計部分まで1行分下にズレて、エラーが発生してしまうのだ。もちろん、今回挙げた例のように12行程度なら手入力による修正でも問題ないが、これが数百行レベルとなればお手上げ状態だろう。

こうした時に、名前付き範囲の定義が役立ってくる。使い方は、名前を付けるセルの範囲(今回は分母となる合計"B16")を選択して右クリックメニューの「名前付き範囲を定義」、もしくは上部メニューの「挿入」→「名前付き範囲」→「新しい範囲を定義」をクリックする。「ニックネーム」欄に範囲を示す任意の名前(年間生産数)を入力したら準備は完了。あとは通常の数式と同じく"C4"に"=B4/年間生産数"と入力し、ツールバーの「%」ボタンを押してみよう。

この状態であれば、セル右下の「■」を下方向にドラッグしても"年間生産数"の部分は変わらないので、簡単に複数行のコピーが作成できるというわけだ。ちなみに、シート間をまたぐ計算は通常"=B4-'シート1'!B4"など数式内にシート名を記載する必要があるが、名前付き範囲を定義しておけば"=B4/年間生産数2009"のようにスッキリと入力できるのもメリットだ。

ただし、範囲の名前を付ける際はいくつかの制限事項がある。まず、文字数は1文字以上～250文字未満で、途中にスペースを含むものは不可。「A1」や「R1C1」といったセルの範囲指定で使われるような文字のほか、数字で開始したり「true」や「false」など判定に用いる単語を先頭に置いたりすることもできない。なお、ヘルプには「使える文字は英数字とアンダーバーのみ」という記載があったが、現時点では日本語でも特に問題なく動作しているようだ。

コメントの追加で資料を見やすく整理

表組みやグラフを作成していると、補足事項を記載しておきたいケースが出てくる。もちろん欄外に注釈を記載する方法もあるが、急いでいる時などは見落としがちで、なおかつトラブルの原因にもなりやすい。そこで便利なのが、スプレッドシートで任意のセルにコメントを追加できる機能だ。

方法は簡単で、セルを選択して右クリックメニューの「コメントを挿入」、もしくは上部メニューの「挿入」→「コメント」をクリック。コメント欄が表示されたら「ここに入力」部分を書き換えるだけで良い。自動で書き込まれるユーザー名と日時に関しては、削除しても残しておいても問題はない。

コメントの追加作業が終わると、セルの右上に"コメントあり"を意味するオレンジ色のマークが表示され、オンマウスでコメント内容が見られるようになる。内容を書き換えるにはオンマウスでコメントを表示させてそのまま変更、コメントを削除するには右クリックメニューの「コメントをクリア」もしくは上部メニューの「編集」→「コメントをクリア」から削除が可能だ。

キーボードショートカットで資料作成を効率化

書類作成などの作業を大幅に効率化してくれるのがキーボードショートカットだ。毎回マウスを使って操作するよりも、キーボード上から手が離れないためスピーディーな入力が行える。ページがセルで区切られたスプレッドシートでは特に効果が高いとだろう。

当然、Googleドキュメントのスプレッドシートにも数々のキーボードショートカットが用意されている。Excelと同様のものも多いので、違和感なく使えるはずだ。ちなみに下記の表は、メニューバーの「ヘルプ」→「キーボード ショートカット」からも確認することができる。

ワークシート内での移動

機能・操作内容	ショートカットキー
1つ上、下、左、右のセルへ移動	矢印キー
1つ右のセルへ移動	Tab
1つ左のセルへ移動	Shift+Tab
行末に移動	End
データ領域の最後のセルにジャンプ	Ctrl+End
行頭に移動	ホーム
ワークシートの先頭に移動	Ctrl+Home
現在の行で一番左にあるセルにジャンプ	Ctrl+左矢印キー
現在の行で一番右にあるセルにジャンプ	Ctrl+右矢印キー
現在の列で一番下にあるセルにジャンプ	Ctrl+下矢印キー
現在の列で一番上にあるセルにジャンプ	Ctrl+上矢印キー
次のワークシートへ移動	Ctrl+PageDown
前のワークシートへ移動	Ctrl+PageUp
1つ右の画面へ移動	Alt+PageDown
1つ左の画面へ移動	Alt+PageUp
複数のセルを選択している場合にアクティブなセルまでスクロール	Ctrl+Backspace
シートの入れ替え	Ctrl+Shift+PageUp/Down

選択範囲内での移動

機能・操作内容	ショートカットキー
選択範囲内で上から下へ移動	Enter
選択範囲内で下から上へ移動	Shift+Enter
選択範囲内で左から右へ移動。同じ列で複数のセルが選択されている場合は下へ移動	Tab
選択範囲内で右から左へ移動。同じ列で複数のセルが選択されている場合は上へ移動	Shift+Tab

データの入力/編集

機能・操作内容	ショートカットキー
ワークシート全体を選択	Ctrl+A
選択したセルの内容を太字にする	Ctrl+B
選択したセルの内容をコピー	Ctrl+C
スプレッドシート内で単語やフレーズを検索	Ctrl+F
選択したセルの内容を斜体にする	Ctrl+I
印刷	Ctrl+P
選択したセルの内容を右のセルにコピー(Shift+ 矢印キーと組み合わせて使用)	Crtl+R
保存	Ctrl+S
選択したセルの内容に下線を付ける	Ctrl+U
選択したセルの内容を貼り付け	Ctrl+V
選択したセルの内容を切り取り	Ctrl+X
直前の操作をやり直す	Ctrl+Y
直前の操作を元に戻す	Ctrl+Z
セルの入力を完了し、下のセルを選択する	Enter
セルの入力を完了し、上のセルを選択する	Shift+Enter
セル内での強制改行	Alt+Enter
セル内に改行を挿入	Ctrl+Enter
セルの入力を完了し、右のセルを選択する	Tab
セルの入力を完了し、左のセルを選択する	Shift+Tab
アクティブなセルを編集し、セルの内容の末尾にカーソルを移動する	F2
コメントを編集	Shift+F2
セルの編集をキャンセルする	Esc
アクティブなセルを編集してから消去、セルの内容の編集中にはアクティブなセルで前の文字を削除する	Backspace
カーソルの右の文字を削除、または選択範囲を削除する	Delete
列全体を選択	Ctrl+Space
行全体を選択	Shift+Space
手動で選択する	Shift+ 左/右/上/下矢印キー
ドキュメントをコピー	Ctrl+Shift+S
セルの内容に取り消し線を付ける	Alt+Shift+5
選択したセルを枠線で囲む	Alt+Shift+&
選択したセルから枠線を削除	Alt+Shift+_
選択したセルの上の枠線を表示/削除	Alt+Shift+T
選択したセルの下の枠線を表示/削除	Alt+Shift+B
選択したセルの右の枠線を表示/削除	Alt+Shift+R
選択したセルの左の枠線を表示/削除	Alt+Shift+L

その他

機能・操作内容	ショートカットキー
現在の数式をArrayFormulaに包含	Ctrl+Shift+Enter
現在の日付をセルに挿入	Ctrl+;
現在の時刻をセルに挿入	Ctrl+:
ショートカットキーのヘルプを開く	Ctrl+/

このように数多くの機能を備えたGoogleドキュメントのスプレッドシートは、使い込むほどに利便性が増してくるツールだ。ぜひ各種機能を駆使して、日頃の作業を効率化していただきたい。

参考になるWebサイト

Google ドキュメントのテンプレート集
http://www.sateraito.jp/Google_Docs_Spreadsheets.html

　

Google ドキュメントの使い方テクニック
　http://www.sateraito.jp/google_apps_learning.html