「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」を導入する

今回は、第8回で紹介した「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」の導入方法について見ていこう。

サテライトオフィスが公開しているページの「ワークフロー機能をインストールする!(管理者向け)」をクリックすると、Googleが提供するマーケットプレイス「Google Apps Marketplace」の該当ページに飛ぶことが可能だ。このページの右上に表示された「Integrate with Google」をクリックすると、ウィザード形式でサテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsの導入がスタートする。

Google Appsの「管理コンソール」からインストールする場合は、「Marketplace アプリケーション」をクリックし、右上にある「＋」ボタンでGoogle Apps Marketplaceを表示。右上の検索欄から「サテライト ワークフロー」などのキーワードで絞り込みを行い、「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」が表示されたら「INSTALL APP」をクリックすればいい。

サテライトオフィスが公開しているページの「ワークフロー機能をインストールする!(管理者向け)」をクリック

Google Apps Marketplaceの「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」が開いたら、右上の「Integrate with Google」をクリックすると導入が開始される

Google Appsの「管理コンソール」からインストールする場合は、「アプリ」をクリック

「Marketplace アプリケーション」をクリック

右上にあるアプリケーション追加ボタン「＋」をクリックする

Google Apps Marketplaceが表示されたら、右上の検索欄から「サテライト ワークフロー」などのキーワードで絞り込みを行う

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsが表示されたら「INSTALL APP」をクリック

「Continue」をクリック

アプリケーションに対するデータのアクセス権を確認する。「有効にする対象」はドメイン全体だけでなく、部署単位での指定も可能。利用規約の同意にチェックを入れたら「同意」をクリックする

「OKay. got it!」をクリックすればアドオンの導入は完了

それでは実際にサテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsを使い、Googleサイト上でワークフローシステムを構築してみよう。

Googleサイトで構築した社内ポータルに挿入するガジェットは、ユーザーがワークフローを利用するための「ワークフローガジェット」、ユーザーがワークフローの承認/決裁や回覧待ちの件数を確認するための「ワークフローサマリーガジェット」、ワークフローの設計やダウンロードなどが可能な管理者向けの「ワークフロー管理者ガジェット」に大別できる。本記事では、ワークフローガジェットおよびワークフロー管理者ガジェットの導入方法、作成手順までを紹介するので、詳細設定やカスタマイズ方法に関してはサテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsのマニュアルを参考にしていただきたい。

「Marketplace アプリケーション」の一覧から「S.ワークフロー」をクリック

表示されているURLをクリック

上部の「利用開始」をクリックし、「設定を保存しました」と表示されれば完了

同じ画面内にある「ワークフローガジェット」の「ガジェットURL」をコピーする

Googleサイトでワークフローシステム用の社内ポータルを作成し、右上の「ページを編集」ボタンをクリック

上部メニューから「挿入」→「その他のガジェット」をクリック

「URLを指定してガジェットを追加」をクリック。入力欄に、先ほどコピーしたURLを貼り付けたら「追加」をクリック

表示に関する各種設定を行ったら「OK」をクリック

これでワークフローガジェットが追加された。同様の方法で、ワークフローガジェットの下部に「ワークフロー管理者ガジェット」を挿入する

ワークフロー管理者ガジェットのURLはこちら

2つのガジェットを挿入したら「保存」をクリック

ワークフローガジェットとワークフロー管理者ガジェットに表示されている「認証する」をクリック

ワークフローガジェットには「ワークフローのユーザー情報に登録されていないため、ワークフローを使用することができません。詳しくはシステム管理者にお問い合わせ下さい。」というメッセージが表示されるが問題ない。ワークフロー管理者ガジェットの「ユーザー情報」タブをクリックする

「全GoogleAppsユーザー分のCSVファイル作成」をクリック

「全GoogleAppsユーザー分のCSVファイル作成開始」をクリック

サテライトオフィスからのメールを開き、URLからCSVファイルをダウンロードする

「CSVファイルからのインポート」をクリック

「ファイルを選択」でダウンロードしたCSVファイルを指定したら「インポート開始」をクリック。完了したら「閉じる」をクリックする

ワークフローを作成するには「申請書ひな形」タブをクリック。独自に作成することもできるが、サテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsの多彩なテンプレートからカスタマイズしたほうが早いので、プルダウンメニューから作成したいものを選ぶ。ここでは「交通費精算」を選択し、「申請書ひな形の新規作成」をクリック

文面や承認ルートなどさまざまな設定が行えるが、あとからでも変更は可能なのでひとまず「新規追加」をクリック

交通費精算が追加されたら、上部のワークフローガジェットを右クリックして「フレームを再読み込み」をクリック

これで交通費精算が利用可能になった。「新規申請」をクリック

このように交通費精算の画面が表示される。ユーザーが使いやすいよう、事前にガジェットの表示サイズを変更しておくといいだろう

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsを使うと、上記のような手順で簡単にワークフローシステムを作成することができる。なお、ワークフローテンプレートについては紹介ページが用意されているので、こちらも作成時の参考にしていただきたい。