「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」を導入する

今回は、第6回で紹介した「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」の導入方法について紹介しよう。

サテライトオフィスが公開しているページの「メール/SNS誤送信防止機能をインストールする!(管理者向け)」をクリックすると、Googleが提供するマーケットプレイス「Google Apps Marketplace」の該当ページに飛ぶことが可能だ。このページの右上に表示された「Integrate with Google」をクリックすると、ウィザード形式で「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Appsの導入」がスタートする。

Google Appsの「管理コンソール」からインストールする場合は、「Marketplace アプリケーション」をクリックし、右上にある「＋」ボタンでGoogle Apps Marketplaceを表示。右上の検索欄から「サテライト 誤送信」などのキーワードで絞り込みを行い、「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」が表示されたら「INSTALL APP」をクリックすればいい。

サテライトオフィスが公開しているページの「メール/SNS誤送信防止機能をインストールする!(管理者向け)」をクリック

Google Apps Marketplaceの「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」が開いたら、右上の「Integrate with Google」をクリックすると導入が開始される

Google Appsの「管理コンソール」からインストールする場合は、「Marketplace アプリケーション」をクリック

右上にあるアプリケーション追加ボタン「＋」をクリックする

Google Apps Marketplaceが表示されたら、右上の検索欄から「サテライト 誤送信」などのキーワードで絞り込みを行う

「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」が表示されたら「INSTALL APP」をクリック

「Continue」をクリック

アプリケーションに対するデータのアクセス権を確認する。「有効にする対象」はドメイン全体だけでなく、部署単位での指定も可能。利用規約の同意にチェックを入れたら「同意」をクリックする

「OKay. got it!」をクリックすればアドオンの導入は完了

実際に「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」を使えるようにするには、もう少し設定が必要になる。まず、Google Appsの管理者としてセキュリティ設定からAPIアクセスを有効にしてから、「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」の利用開始操作を行う。そして、ユーザー側でアドオンをインストールすれば、基本的な準備は完了だ。

なお、Windowsのグループポリシー機能を利用すると、サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能のGoogle Chrome拡張機能を全ユーザーにインストールできる。

事前準備として、まずは「管理コンソール」の下部にある「その他の設定」をクリックし、表示された「セキュリティ」をクリック

「APIリファレンス」をクリックし、「APIアクセス」項目の「APIアクセスを有効にする」にチェックを入れてから「変更を保存」をクリック

「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」の利用を開始するには、「管理コンソール」の「Marketplace アプリケーション」をクリック

一覧から「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」をクリック

表示されたURLをクリック

「利用開始」をクリックし、「設定を保存しました」と表示されれば完了

管理用画面を開くには、最下部までスクロールして「管理者用画面を表示する」をクリック

管理者用画面では、メールアドレスや最終アクセス日時が確認できるほか、全項目のエクスポートも可能

ユーザー側でアドオンをインストールするには、右上の「アプリ」ボタンから「もっと見る」をクリック

「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」をクリック

使用しているWebブラウザに応じた項目の「インストール」をクリック

「追加」をクリック

これで「送信」ボタンもしくは右側の「送信チェック」ボタンをクリックすると、ポップアップ表示で注意喚起してくれるようになる

ポリシー設定に関しては、「管理コンソール」の「グループ」から「sateraito-gosoushin-group@ドメイン名」のグループを作成し、グループの説明部分に以下のタグを入れることで制御できる。マルチドメインの場合は、ドメインごとに「sateraito-gosoushin-group@ドメイン名」のグループを作成して設定する。

ポリシー設定を行うには、「管理コンソール」の「グループ」から「sateraito-gosoushin-group@ドメイン名」のグループを作成し、グループの説明部分に以下のタグを入れる

メール誤送信防止機能用の設定値

[sateraito-mail-checkdomain:baytech.co.jp,sateraito.jp]
To/Cc/Bcc欄に記載ドメイン以外が含まれる際、確認メッセージを表示する。このタグが未設定の場合は、ログインユーザーのドメインが自動的にセットされる。警告を表示させないドメインを複数指定したい場合に設定を行う。

[sateraito-allow-count:10]
To/Cc/Bcc欄に社外ドメインが含まれる際、設定した件数以下の場合は確認メッセージが出ないようにする。

[sateraito-mailsend-ok-button]
確認画面のメッセージを「メール送信を中止しますか?」から「メールを送信しますか?」に変更可能。

[sateraito-mail-bcc:backup@baytech.co.jp]
メールアドレスを設定すると、Bccに必ず含まれて送信される。

[sateraito-addr-max-num-alert:10]
To/Ccに社外ドメインが設定の件数以上含まれる場合、確認メッセージを表示する。

[sateraito-addr-max-num-error:20]
To/Ccに社外ドメインが設定の件数以上含まれる場合、送信を禁止する。

[sateraito-addr-max-all-num-alert:5]
To/Cc/Bcc欄に、社内ドメインを含む全宛先が設定の件数以上含まれる場合、確認メッセージを表示する。

[sateraito-kakuchoushi-alert:lzh,zip]
添付ファイルに指定の拡張子(lzh/zip)以外の添付ファイルがあると、警告を表示する。

[sateraito-kakuchoushi-error:lzh,zip]
添付ファイルに指定の拡張子(lzh/zip)以外の添付ファイルがあると、送信を禁止する。

[sateraito-max-file-size-alert:5]
添付ファイルが5MB以上の場合は、確認メッセージを表示する。

[sateraito-max-file-size-error:10]
添付ファイルが10MB以上の場合は、送信を禁止する。

[sateraito-keyword-alert:アラーム,警告]
メール本文に「アラーム」または「警告」のテキストを含む場合、確認メッセージを表示する。

[sateraito-keyword-error:エラー,禁止]
メール本文に「エラー」または「禁止」のテキストを含む場合、送信を禁止する。

[sateraito-allowed-email:^aaaa.*@docomo\.ne\.jp$]
正規表現「^aaaa.*@docomo\.ne\.jp$」に一致するメールアドレスは、社内ドメインと見なす。正規表現にカギ括弧の文字 [] を使用する場合、全体を [] ではなく "" で囲む。
(例)"sateraito-allowed-email:^bbbb[a-zA-Z]*@softbank\.ne\.jp$"

[sateraito-bottom-msg:メール送信を中止しますか？\n（キャンセルを押すと、送信されます。）]
ポップアップ画面の末尾の文言を変更する(「\n」は改行に置き換えられる)。

このように、「サテライトオフィス・メール/SNS誤送信防止機能 for Google Apps」を導入するにはいくつかのステップが必要になるが、作業の難易度自体は高くないので特に問題はないだろう。どちらかといえば、いかにユーザーの利便性を損なわずにセキュアな環境を構築できるか、というポリシー設定に注意を払っていただきたい。