「Google Apps」で「ToDo」を管理する

Googleが提供するオンラインアプリケーション『Google Apps』の強みは、メールやカレンダー、オフィススイートといったアプリケーションを連携させて利用できる点である。ToDo管理を行うGoolge Appsの機能が「ToDoリスト」であり、「Gmail」と「Googleカレンダー」の両方から、それぞれの特性を活かして利用できる。ToDoリストはGmailの実験的な機能としてスタートし、現在では正式機能になっている。また、2009年5月からはGoogleカレンダーでもToDoリストが利用できる。今回は、GoogleカレンダーおよびGmailからToDoリストを活用していく方法を紹介しよう(図1)。

図1 「Googleカレンダー」と「Gmail」で利用できる「ToDoリスト」について紹介しよう

「ToDoリスト」を作成しよう

それでは、まず「Gmail」の画面において「ToDoリスト」を作成する。受信トレイのページを開いたら、左側のメニューで「連絡先」の下にある「ToDoリスト」をクリックする(図2)。すると、画面の右下にToDoリストのウィンドウが表示されるので、このウィンドウでタスクを入力し、登録していくことになる(図3)。

図2 Gmailの左側のメニューで「ToDoリスト」をクリック

図3 タスクを入力してリストを作成する

タスクが複数の項目に分割できる場合は、サブタスクとして登録することが可能だ。タスクにフォーカスが合っている時に[Tab]キーを押してみよう。タスクが右にずれ、サブタスクとして表示される。なお、[Shift]+[Tab]キーでサブタスクから元に戻る。

リストに並べたタスクは、重要度などに応じて並べ替えることも可能だ。タスクの左側にマウスカーソルを合わせ、ドラッグ&ドロップで順番を入れ替えられる。タスクが完了したら、左側のチェックボックスをクリックしよう。すると、タスクには取り消し線が引かれる(図4)。さらに、ウィンドウ左下にある＜操作＞メニューから＜完了したタスクを消去する＞を選択すれば(図5)、完了したタスクがウィンドウから消える。

図4 完了したタスクのチェックボックスをクリックすれば、取り消し線が引かれる

図5 ＜操作＞メニューから＜完了したタスクを消去する＞を選択し、ウィンドウからタスクを消す

Gmailの画面において、ToDoリストのウィンドウが邪魔な時は、ポップアウトで表示したり、最小化することが可能だ(図6)。また、ToDoリストのウィンドウを閉じた場合は、左側のメニューで「ToDoリスト」をクリックすれば、作成したリストが再び表示される。

図6 ToDoリストのウィンドウはポップアウトすることも可能だ

GoogleカレンダーでToDoリストを管理

「Gmail」の画面で作成したToDoリストは「Googleカレンダー」でも管理することが可能だ。ただし、「カレンダー設定」画面において、言語を「English(US)」に設定し、英語版を利用する必要がある(図7)。Googleカレンダーを英語版で表示したら、左上の「Tasks」をクリックしよう(図8)。すると、画面右側にToDoリストが表示される(図9)。

図7 「カレンダー設定」画面において、言語で「English(US)」を選択する

図8 英語版Googleカレンダーで「Tasks」をクリック

図9 画面の右側に作成したToDoリストが表示される

このToDoリストは、Gmailの画面上のものと同様に操作し、追加や削除といったタスクの管理ができる。GoogleカレンダーとGmailのそれぞれの画面においてToDoリストに加えた変更は、もう一方のリストに反映される。

タスクの締め切りを設定する

Googleカレンダーでは、予定を書き込むようにタスクを追加し、締め切りを設定できる。日付のすぐ下にある「終日」の個所クリックしよう(図10)。表示されるダイアログで左上の「Task」をクリックする(図11)。タスクの名前と説明を入力したら＜Create task＞ボタンをクリックする(図12)。

図10 「終日」の予定を書き込む箇所をクリック

図11 ダイアログで「Task」をクリックしよう

図12 タスクの名前と説明を入力して＜Create task＞ボタンをクリック

図13のように締め切りが設定されたタスクがリストに追加される。タスクが完了した場合は、カレンダー上で完了のチェックを付けることも可能だ。

図13 締め切りを設定したタスクが追加された

なお、タスクの締め切りは、GmailのToDoリストでも設定できる。個々のタスクにマウスカーソルを合わせた時に右端に表示される「＞」をクリックしよう(図14)。次の画面で「期限」の右側にあるカレンダーのアイコンをクリックし、表示されるカレンダーで日付をクリックすれば、締め切りを設定できる(図15)。「リストに戻る」をクリックして、再びToDoリストを表示しよう。

図14 タスクの右端にある「＞」をクリック

図15 GmailのToDoリストでもタスクの締め切りを設定できる

メールからタスクを追加

Gmailでは、受信したメールを元にタスクを作成することが可能である。メールを開いたら、＜その他の操作＞から＜ToDoリストに追加＞をクリックする(図16)。リストにタスクが追加されるので、タスクの右端の「＞」をクリックして、締め切りなどを設定しよう(図17)。ToDoリストは図18のようになり、「関連メール」をクリックすれば、タスクの元となったメールをすぐに確認できる。

図16 ＜その他の操作＞から＜ToDoリストに追加＞を選択しよう

図17 タスクの締め切りなどを設定する

図18 「関連メール」をクリックすれば、タスクの元となったメールを確認できる

著者プロフィール・小山文彦

株式会社ゴーガ代表取締役。ウェブ技術とデータ分析を切り口に、多様な企業向けサービスを展開。クラウドとガジェットを生かしたGoogle Appsの潜在的な可能性に注目し、SaaSプラットフォームの最右翼と期待する。Google Apps Authorized Resellerとして、啓蒙活動と関連ソフトウェア開発に力を入れている。