Google WorkspaceならではのGoogle Keepの連携機能を活用する

Google Keepはメモに重点を置いた手軽に利用できるツールですが、Google Workspaceで提供されるサービスということもあり、通常のメモにはないGoogle Workspaceならではの機能もいくつか備わっています。→過去の回はこちらを参照。

前回紹介した「ラベル」「アーカイブ」などはそうした機能の1つといえますが、よりGoogle Workspaceらしい機能といえるのがメモの共同編集ではないでしょうか。

Google Keepでメモの共同編集

これは「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」などと同様、1つのメモを複数の人で同時に編集できる仕組み。

Googleドキュメントなどと比べれば機能は限定的ですが、複数の人でアイデアを出しあうなど、有効活用すれば便利であることは確かでしょうし、単純に書いたメモを複数の人と共有して見せるといった使い方も可能です。メモの共同編集者を追加するにはまず、メモの編集画面から下部左から2番目の「共同編集者」のボタンを選んでクリックします。

共同編集者を追加するには、メモの編集画面から「共同編集者」ボタンをクリックする

続いて共同編集者を追加する画面が現れるので、ユーザー名またはメールアドレスを入力して追加していき、「保存」をクリックします。

追加したい共同編集者のメールアドレスなどを入力していき(1)、「保存」(2)をクリックする

すると共同編集者として登録された人のGoogle Keepの画面に先程のメモが現れるので、それをクリックすると共同で編集できるようになります。

共同編集者を登録すると、相手のGoogle Keepの画面に対象のメモが現れ、クリックすれば編集できるようになる

ただGoogle Keepはあくまでメモということもあって、その共同編集機能には先にも触れた通り、Googleドキュメントなどのように他のユーザーのカーソル位置が表示されたり、コメントを付けたり、編集履歴をたどったりするなどの機能は用意されておらず、かなりシンプルなものとなっています。複数人で本格的な編集作業をするならば、やはりGoogleドキュメントを使った方がよいでしょう。

ですがGoogle Keepで作成したメモをコピーしてGoogleドキュメントに移すのが手間であったり、メモによってはうまく移せないと感じていたりする人もいるのではないでしょうか。そんな時に便利なのが、Google KeepのメモをGoogleドキュメントにコピーする機能です。

その使い方は非常に簡単で、Googleドキュメントに移行したいメモのメニューボタンをクリックし、「Googleドキュメントにコピー」を選ぶだけです。