「Googleフォーム」の回答データをGoogleスプレッドシートで確認する

「Googleフォーム」でフォームを作成する

他の表計算アプリにないGoogleスプレッドシートならではの機能といえるのが、Webフォームの集計結果を表計算で分析できることではないでしょうか。→過去の回はこちらを参照。

これはWebフォームを作成できるツール「Googleフォーム」と連携して実現できるものであり、Googleフォームは最近、アンケートのほか、イベント参加を募る際のフォームなどとしても活用されるされることが多いのでご存知の方も多いのではないでしょうか。

実はGoogle Workspaceには、Googleフォームで収集したデータをGoogleスプレッドシート上に保存できる仕組みが備わっており、表計算の機能を使って集計・分析などができるようになっているのです。

GoogleフォームはGoogle Workspaceで独立したツールの1つとして提供されていますが、ここではGoogleスプレッドシートからフォームを作成・利用する方法について説明しておきたいと思います。まずは、メニューの「ツール」から「新しいフォームを作成」を選び、フォームを作成して下さい。

• Googleスプレッドシートからフォームを作成するには、メニューから「ツール」(1)→「新しいフォームを作成」(2)と選ぶ

続いて、同じくメニューから「ツール」→「フォームを管理」→「フォームを編集」と選び、Googleフォームの編集画面を呼び出します。

• 作成したフォームを編集するには、メニューから「ツール」(1)→「フォームを管理」(2)→「フォームを編集」(3)と選ぶ

編集画面が現れたら、まずフォームのタイトルと説明を入力します。

• 作成したフォームのタイトル(1)と説明(2)を編集する

次に質問項目を入力します。まずは質問のタイトルと回答形式を選択するのですが、回答形式は複数存在するので、ここではよく使われるであろう代表的なものを紹介しておきます。

• 質問はタイトル(1)を入力し、複数の回答形式(2)から適したものを選んで作成していく仕組みだ

まず、文章で回答させたい場合ですが、名前やメールアドレスなど短いテキストであれば「記述式」を、自由回答や感想など長文を記述させたい場合は「段落」を選んで下さい。

• テキストを直接入力してもらう場合は「記述式」「段落」を選べばよい

複数回答、均等目盛、新しい質問項目の追加

一方、複数の選択肢から回答を選ばせたい場合は、回答が1つのみの時は「ラジオボタン」か「プルダウン」を、複数回答させたい時は「チェックボックス」を選び、選択肢の内容を入力して下さい。

• 「ラジオボタン」など複数の選択肢から選ばせる場合は、選択肢の内容を1つずつ入力していく必要がある

また、アンケートで5段階評価などをしてもらう場合は「均等目盛」を、日付や時刻を選ばせたい場合は「日付」「時刻」を選ぶとよいでしょう。

• 評価などの回答に用いる「均等目盛」を選んだ場合は、目盛りの上限と下限、ラベルを入力する

新しい質問項目を追加したい場合は、右側のバーにある「+」をクリックして下さい。質問の順序を入れ替えたい場合は、各質問項目の中央上部にあるグリッドを上下にドラッグすることで移動させることができます。質問項目の回答を必須にしたい場合は、質問項目の下部右側にある「必須」をクリックして下さい。

• 質問を追加したい場合は「+」(1)をクリック、質問の順序を入れ替えたい場合はグリッド(2)を上下にドラッグ、質問項目を必須にしたい場合は「必須」(3)をクリックすればよい

フォームの作成が一通り完了したら編集画面上部の「送信」ボタンを押す、あるいはGoogleスプレッドシートのメニューから「ツール」→「フォームを管理」→「フォームを送信」と選択します。

• Googleフォームからフォームを他の人に送るには、メニューから「ツール」(1)、「フォームを管理」(2)、「フォームを送信」(3)と選択する

するとフォームをメールで送信する画面が表示されるので、送信先のメールアドレスや件名、メッセージなどを入力して「送信」ボタンを押せば、相手にフォームのURLを送ることができます。

• メールアドレスや件名などを入力(1)した後「送信」ボタンを押せば、メールで回答フォームのURLを送ることができる

• 実際に作成した回答フォームの一例

そのURLにアクセスして回答がなされると、Googleスプレッドシート上に作成されたフォームの回答を保存するシート(デフォルトでは「フォームの回答x」など)に回答結果が順次保存されていくので、後はそれらを通常の表計算と同じ方法で集計・分析すればよい訳です。

• Googleスプレッドシート上の「フォームの回答」シートを選択すれば、回答結果を表で確認できる

集計したシートを削除する時は注意が必要

もっとも、簡単な集計であればGoogleフォーム側で確認することも可能です。先のフォーム編集画面から「回答」タブを選べば、回答内容をグラフや一覧表示で確認できるので、細かな分析をする程でもないという場合はこちらを利用するのがいいでしょう。

• フォームの編集画面で上部の「回答」タブを選ぶことでも、回答内容の集計結果を確認することは可能だ

ただフォームを使用する際、注意が必要なのは集計したシートを削除する時の処理です。というのも単にシートを削除するだけでは削除することができず、作成したフォームとの連携を解除する必要があるからです。連携解除をするには、シートのメニューから「フォームのリンクを解除」を選んで下さい。

• フォームの回答シートを削除したい場合は、シートのメニューから「フォームのリンクを解除」を選んでフォームとの連携を解除しておく必要がある