「 Google Apps 」の導入により、業務システム統括部のメンバーは、メールが止まる恐怖からは解放された。だが、新しいシステムを自社の業務に適合させるためには、細かいトラブルは付きものである。今回は、実際に導入してみてわかった「 Google Apps 」の長所と、マイナビにおいて発生したトラブルの例について、株式会社マイナビの業務システム統括部 薄井照丈(以下 薄井)の言葉を交えて紹介しよう。

「 Google Apps 」により、日々のプレッシャーから解放

「 Google Apps 」の導入によって、業務システム統括部のメンバーはメールが止まるというプレッシャーから解放されることとなった。今後、どれだけアカウントやメールのデータ量が増えても、サーバーを購入する必要も、細かな設定変更をする必要もなくなった。

もちろん、Googleほどの企業であっても完璧ではない。ごくまれにではあるが、障害が発生することもある。だが、その場合でもすぐに対処してくれるため、故障によってシステムが止まる危険性はかなり減った。これだけでも、業務システム統括部メンバーの心はかなり楽になった。

使い慣れた操作で、ユーザー側に負担をかけない

株式会社マイナビ 業務システム統括部 薄井照丈

自営サーバーからクラウドへの移行は、システムとしては大きな変更だったが、実際に使う側としては、既存のメーラーが使えたために、特に大きな変更もなく、これまで通りの操作でメールを使うことができた。また、スマートフォンやタブレットで利用する場合は、マイナビではGmailのブラウザ画面を利用することになった。

「Gmailのユーザーインターフェイスは優れたものです。特にモバイルについては非常に使いやすい」(薄井)

社内には、プライベートでもGmailを使用している者も多かった。新卒・中途を問わず最近の新入社員に聞いた結果では、ほぼ半数近くに使用経験があった。馴染みのあるインターフェイスだったこともあり、ほとんどの者が違和感なく使用することができた。

クラウド化によって、どこでもメールの閲覧が可能に

これまでは、サーバーに負荷をかけないために、メールデータはクライアント側にダウンロードし、サーバーからは削除するようになっていた。この場合、過去のメールを検索したくても、ダウンロードしたクライアントPCでしか確認ができなかった。

現在、1人あたりのメールボックスは30GBに設定されている。この容量であれば、普通に使用している人なら、メールデータをクラウド上に残しておいても数年間は保つ。外出先からでも、スマートフォンやタブレットで過去のメールを検索することが可能だ。これからのモバイル時代を考えると、利便性の上でもかなりのメリットがある。

ただし、すべての端末でメールを利用できる訳ではない。セキュリティの面からも、社外からの端末接続には制限がかけられている。フィルタリングや認証ルールについても厳密に設定しており、相応の配慮がなされている。

「現代では、セキュリティを無視することはできません。その一方で、モバイルなどの利便性も活かす必要があります。そのバランスを取るために、いろいろと模索しています」(薄井)

「 Google Apps 」の導入によって、メールが止まる危険性は限りなく低くなった。またビジネス展開においても、「 Google Apps 」の多彩なサービスが利用できることもあり、導入によるメリットは大きい。ただし、すべてが順風満帆に進んだ訳ではない。実際に導入してみると、想定外の事態もいくつか発生していた。

送信時の厳しいスパム判定が、メールサービスに影響

「 Google Apps 」はスパム判定に敏感である。セキュリティの面から考えると、これは長所ではある。ただ、マイナビのようなメール配信サービスを行っている場合には、逆にそれが足かせとなるケースも生じる。

具体的には、時間ごとに出せるメールの数が決まっていて、それ以上の数を配信しようとするとスパムを配信していると判断され、エラーが出る場合があるとのことだ。

もちろん、人が使うレベルであればスパム判定されることはないので、通常のメール使用に影響はない。だが、マイナビのようにメールマガジン等を一斉に配信するようなサービスを行っている企業にとっては、問題となってしまう。そのため、この部分については「 Google Apps 」ではなく、ほかのサービスを利用しているとのことである。

細かいトラブルはほかにもあった。だが、それらが表面化し大きな問題となることはなかった。そこには、業務システム統括部のメンバーによる、「ユーザーに負担をかけない」ための創意工夫があった。次回は、その想いと、彼らが語るこれからの展望について紹介しよう。

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