Gmailの印刷機能でパソコン・スマホからメールをPDFに変換

パソコンからでもスマートフォンからでも利用できるGmailですが、時にはその内容を紙に印刷しておきたいということもあるかと思います。筆者も海外に行く時は、バックアップとしてフライトやホテルの予約情報メールなどを紙に印刷して保存するようにしています。→過去の回はこちらを参照。

そうした「メールを紙に印刷する」時に使われるGmailの印刷機能ですが、実はその活用方法は印刷だけにとどまりません。この機能を用いれば、スキャナなどを使う必要なく、メールを直接PDFファイルに変換することが可能なのです。そこで今回は、Gmailの印刷機能を活用したメールのPDF化について説明したいと思います。

まずはパソコンで利用するWeb版GmailによるメールのPDF化ですが、これはWebブラウザによっていくつかの方法が存在します。代表的なのは多くのWebブラウザに標準搭載されている、印刷するファイルをPDFファイルに変換する機能の活用です。これを利用するにはまず、Gmailから印刷ボタンを押すなどして、印刷プレビュー画面を呼び出します。

まずは目的のメールを開いた後、印刷ボタンをクリックするなどしてプレビュー画面を呼び出す

続いてプリンターを選ぶ際、Webブラウザにもよりますが「PDFに保存」「Microsoft Print to PDF」などPDFに変換する項目を選んでから印刷ボタンをクリックし、ファイルの保存先を選ぶことで、メールをPDFファイルとして保存することが可能です。

プレビュー画面のプリンター選択画面から、PDFに変換する項目を選ぶ。Microsoft Edgeの場合は「Microsoft Print to PDF」を選択(1)してから「印刷」ボタン(2)をクリックする

またWebブラウザにGoogle Chromeを使っている場合に限られますが、メールをPDFに変換してGoogleドライブに保存するという方法も存在します。こちらの操作方法も基本的には1つ目と同じで、印刷画面を呼び出した後のプレビュー画面で、「送信先」に「Googleドライブ」を選んでから「保存」ボタンをクリックするだけ。するとメールをPDFに変換して、同じGoogleアカウントのGoogleドライブ上に自動的にアップロードしてくれるのです。

Google Chromeを使っているなら、「送信先」で「Googleドライブに保存」(2)を選んでから「保存」ボタンをクリックすることで、PDFに変換したメールをGoogleドライブに保存可能だ

Chromeユーザーがどちらの方法を利用すべきかは、PDF化したメールの使い道によって変わってくるでしょう。パソコン上の他のソフトで活用する、あるいはUSBメモリに保存するなどといった場合は前者を利用した方がよいのですが、スマートフォンなど他のデバイスから利用する、あるいは他の人と変換したPDFを共有するといった場合は、後者の方が役立つかと思います。

そして実は、スマートフォン版のGmailアプリでも、印刷機能を用いてGmailのメールをPDF化することが可能なのです。iOSとAndroidとでやや操作が異なることから、それぞれのやり方を説明しておきましょう。

iOSの場合、まずPDF化したいメールを開いた後にメニューから「印刷」を選びます。

iOSの場合、PDF化したいメールを開いた後にメニューボタンをタップして「印刷」を選ぶ

すると「AirPrint」と「Googleクラウドプリント」の2つが現れるので、「Googleクラウドプリント」を選びます。

続いて「Googleクラウドプリント」を選ぶ

Googleクラウドプリントが呼び出されるので、「ドライブに保存」を選びます。

この画面が現れたら「ドライブに保存」を選ぶ

最後に「保存」をタップすることで、選んだメールがPDFに変換され、Googleドライブ上に保存されます。

「保存」をタップするとGoogleドライブにPDF化されたメールが保存される

Androidの場合もiOSと同様に、PDF化したいメールを開いた後、メニューから「印刷」を選びます。

Androidの場合もメールを開いた後、メニューボタンを押し「印刷」を選ぶ

印刷のプレビュー画面が現れるので、画面上部のプルダウンメニューをタップして「PDF形式で保存」を選んだ後、画面右側上部にある「PDF」マークのボタンをタップします。

画面上部のプルダウンメニューをタップし「PDF形式で保存」(1)を選んだ後、ボタン(2)を押す

するとPDFファイルの保存先を選ぶ画面が現れるので、好みの場所を選んで「保存」ボタンをタップすれば変換されたPDFファイルが保存されます。この際、メニューからGoogleドライブの保存先を選ぶことで、スマートフォンの中だけでなくGoogleドライブにファイルを保存することも可能です。

保存先を選ぶ画面が現れるので、「保存」(1)を押せばPDFに変換したファイルを保存できる。左上のメニュー(2)をタップすればGoogleドライブへの保存を選ぶことも可能だ

メールのPDF化は意外とニーズの高い機能でもあり、PDFにすることで、プリンターがなくても「ネットプリント」や「ネットワークプリントサービス」などを使ってコンビニエンスストアのコピー機から印刷するなどの活用も可能になります。パソコンからでもスマートフォンからでも、場所を選ばず思い立った時にすぐ利用できるので、ぜひ有効活用してみて下さい。