今回は久しぶりにWeb版のGmailに関する機能について説明していきましょう。触れていきたいのは「アドオン」についてです。
アドオンとは、グーグル以外のさまざまな企業がGmailに独自の機能を追加できるプラグインのこと。
第32回で紹介した、Gmailを便利にするChromeの機能拡張に似ていますが、大きく異なるのはブラウザに依存することなく機能追加できることです。
それゆえ、アドオンではChromeの通知機能のように特定のブラウザに依存した機能を使うことはできませんが、SafariやEdge、Firefoxなどの各ブラウザを使用していてもGmailへの機能追加ができるというのはメリットと言えるでしょう。
では、実際にアドオンを追加し、利用するための方法について説明したいと思います。ここでは、GmailからDropboxの一部機能が利用できる「Dropbox for Gmail」を例に挙げて説明していきましょう。
まずは、Gmailの設定画面を呼び出し「アドオン」タブを選んだ後に「アドオンを取得」をタップします。
すると「G Suite Marketplace」というウィンドウが開き、アドオンの一覧が表示されるので、画面をスクロールして「Dropbox for Gmail」をクリックします。
その後、アドオンの詳細画面が現れるので、「インストール」をクリックします。
アドオンを利用するのにGoogleサービスに関する何らかの権限が必要な場合は、ダイアログが現れるので「続行」をクリックします。
続いて、アドオンを使用するアカウントを選択します。
その後、権限を確認した後「許可」をクリックすると、アドオンが使えるようになります。
インストールされたアドオンは、基本的に右端のバーにアイコンとして追加されるので、利用する場合はアイコンをクリックします。
Dropbox for Gmailの場合は、Dropboxを利用するためのログイン作業が必要になります。登録しているメールアドレスとパスワードを入力してログインします。
続いてDropbox側にアドオンを利用するための許諾を与える必要があることから、このような画面が現れたら「Allow」をクリックするとアドオンの利用が可能になります。
ちなみに、Dropbox for Gmailで使える機能は大きく2つあります。1つ目は、Gmailに添付された画像などのファイルをDropboxに保存すること。添付ファイルのあるメールを開いてアドオンを呼び出すと、添付ファイルの一覧が現れるので、保存したいファイルをクリックします。
するとファイルを保存するフォルダを選ぶ画面に切り替わるので、フォルダを選んで「保存」をクリックすれば、Dropboxにファイルを保存できます。
そして2つ目は、メール送信時にDropboxのファイルをリンクとして添付できること。アドオンをインストールするとメール送信画面にDropboxのアイコンが現れるので、それをクリックします。
Dropbox内のファイル一覧が現れるので、ここから添付したいファイルを選ぶと、そのファイルに直接アクセスできるリンクを添付することができます。
Gmailで提供されているアドオンの内容を見ると、海外向けのものが多くを占めているようで、日本のGmailユーザーが利用できる、あるいは利用しやすいアドオンは数が少ないというのが正直な所です。
しかし、Dropboxだけでなく「Evernote」「Box」「Slack」など、日本でも人気のビジネス関連サービスを、Gmail上から利用しやすくするアドオンがいくつか揃っているので、対応するサービスを使っている人なら、アドオンを有効活用してみるといいのではないでしょうか。