スマートフォンでビジネスメールを書きやすくする方法

仕事のメールをスマートフォンのGmailから送る時に、パソコンのようにキーボードが使えないので文章を書くのに時間がかかってしまい、イライラする……という人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、スマートフォンでメールを書く時に便利なテクニックをいくつか紹介したいと思います。

スマートフォンでメールの返信を書きづらいと感じる要因は、1つにフリック入力など独自の入力方式であるため、慣れていないと文字入力しづらいということ。そしてもう1つは、パソコン版のGmailで利用できる「署名」や「返信定型文」が、標準の状態では利用できない場合があるということです。

ですので、スマートフォンでGmailの入力をしやすくするには、定型の文章などを活用して文字入力を少なくすることが重要になります。そこで役立つ機能の1つが、自動的に返信候補を提案してくれる「スマートリプライ」で、簡単な返事だけならボタンを押すだけで入力することが可能です。

スマートフォンから返信するのに便利な「スマートリプライ」。メールの内容から自動で返信を提案してくれるので、そのうち1つをタップすればよい

もちろんメッセージの追記もできますので、社内の同僚などであれば、有効活用できるのではないでしょうか。

すると返信画面が開き、選んだメッセージが自動入力される。そのまま送信してもよいが、別途内容を追記することも可能だ

では、取引先などに対するフォーマルなメールを、スピーディーに、なおかつパソコンのメールと同じ違和感のない形で記述するにはどうすればいいのかというと、実はGmailだけでは対処できない部分も多く、複数の方法を複合的に使う必要があります。

まずは署名についてなのですが、Gmailアプリで署名を利用する場合、iOS版の場合は標準で、パソコンで設定している署名が送信時に自動的に付与される仕組みとなっています。ですがAndroid版は、別途「モバイル署名」を設定しなければ付与されません。このモバイル署名を設定するには、まずGmailアプリからメニューを開いて「設定」を呼び出します。

メニューから「設定」を選んで設定画面を開く

続いて自分のアカウントを選び、アカウント設定を呼び出します。

続いて設定したいアカウントをタップする

一覧の中から「モバイル署名」を選んでタップします。

アカウント設定画面から「モバイル署名」を選んでタップ

すると署名入力画面が現れるので、署名を入力した後に「OK」をタップします。これで次回以降、メールを送信すると設定したモバイル署名が自動的に付与されるようになります。

署名を入力(1)してから「OK」(2)をタップすればモバイル署名が登録される

ちなみにiOS版でもアカウント設定から「署名設定」を選び、「モバイル署名」をオンにすることで、スマートフォン用の署名を設定することが可能です。パソコンとスマートフォンとで署名を分けたいという時に、活用するといいでしょう。

iOSでモバイル署名を設定する場合は、アカウント設定から「署名設定」を選ぶ

「モバイル署名」(1)をオンにした後、署名を入力(2)してから戻るボタン(3)を押す

そしてもう1つ、フォーマルなメールを記述しやすくするには返信定型文が必要なのですが、Gmailアプリではこれを利用するための設定がないことから、日本語入力システムの側で工夫をする必要があります。中でも最もオーソドックスな手法が「ユーザー辞書」を活用する方法で、ユーザー辞書に定型文となる文章を登録し、簡単なキーワードで変換して呼び出せるようにしてしまえばいいのです。

iOSでユーザー辞書を登録する場合は、ホーム画面から「設定」をタップして設定画面を開いた後、「一般」→「キーボード」→「ユーザー辞書」とタップし、右上の「+」ボタンを押します。