スマホやタブレットのGmailアプリの重要マークを使った通知機能

前回まではノートパソコンを使い、外出先でGmailをやり取りする際に使いやすくするための設定方法を説明しました。ですがそもそも最近では、外出先にノートパソコンを持ち歩かず、スマートフォンやタブレットでGmailのアプリを使い、メールをやり取りしているという人も多いのではないでしょうか。

実際、GmailはAndroidだけでなく、iOSにも専用のアプリが提供されており、パソコンで利用するWeb版の機能の多くが利用可能となっています。それゆえいつでもメールチェックができるのはもちろんのこと、簡単なメールの返信くらいならスマートフォンでも十分にこなせますし、タブレットとキーボードを使えばパソコンと同じ感覚でメールのやり取りができてしまうのです。

• スマートフォンやタブレットで利用するGmailアプリ。iOS・Androidともに利用可能だが、ここではAndroid版を用いて説明する

とはいえ、スマートフォンやタブレットはパソコンよりも一層画面が狭いことから、Gmailアプリを便利に使うには操作や設定などにややコツが必要となります。今回は、そうしたスマートフォン・タブレット版のGmailアプリを便利するテクニックをいくつか紹介していきましょう。

最初に紹介するのは受信トレイのスワイプ操作です。アプリ版のGmailでは、受信トレイのメール一覧から、特定のメールを選んで左右にスワイプすることでさまざまな操作をすることが可能です。デフォルトでは左右どちらにスワイプしてもメールがアーカイブされる仕組みとなっているのですが、設定によってアーカイブ以外の操作に変えることが可能です。

• アプリならではとなるスワイプによる操作。受信トレイのメールを左右にスワイプすることで、アーカイブなどさまざまな操作ができる

まずは、Gmailアプリの左上をタップしてメニューを表示した後、一番下までスクロールして「設定」を選択します。

• 設定画面を呼び出すにはまずGmailアプリの左上にあるメニューボタンをタップする

• 現れたメニューを一番下までスクロールし「設定」をタップ

続いて「全般設定」、「スワイプの動作」とタップしていきます。

• この画面が現れたら「全般設定」をタップする

• 全般設定の画面が現れたら「スワイプの動作」をタップ

ここで「右スワイプ」「左スワイプ」それぞれの「変更」をタップすることで、それぞれの方向にスワイプした時の操作を変更することができます。メールを直接削除したい時は「削除」、スヌーズしたい時は「スヌーズ」を選ぶ、といった具合です。

• 左右へのスワイプのうち操作を変えたい方の「変更」(1)をタップし、好みの操作(2)を割り当てる

もう1つ、Gmailアプリで重宝する機能が「重要マーク」です。重要マークは第6回で触れた通り、普段の利用動向からGmailが自動的に「この人からのメールは重要だ」と判断したアドレスからのメールに付与されるものですが、他の分類手法が便利なWeb版では意外と活用の機会が少ない機能でもあります。

ですが画面の狭いデバイスで利用するアプリ版では、重要マークがとても役立ってくれるのです。その1つが、重要なメールを探し出す時。Gmailアプリはパソコンより一覧性が低いため、受信トレイを眺めているだけでは重要なメールを見逃してしまいがちです。

しかし、左上のメニューボタンを押して「重要」ラベルを選ぶと、重要マークがついたアドレス、つまり普段から多くやり取りしている人からのメールだけがピックアップされるため、重要な人からのメールを見落としにくくなるのです。

• メニューから「重要」ラベルをタップすれば、重要マークがついたメールだけを一覧表示できるので、重要なメールを探しやすくなる

そしてもう1つ、重要マークがその効力を発揮してくれるのが、通知機能です。Gmailアプリの標準設定では、受信トレイに届いたすべてのメールが通知されてしまいます。そのため、ダイレクトメールなどでもスマートフォンの通知音が鳴ってしまい、使いづらいと感じている人も少なからずいるのではないでしょうか。

ですが実は設定を変えることで、重要マークがついた人からのメールだけしか通知しないようにすることが可能。重要な相手のメールが的確に通知されるので、通知音に悩まされる必要がなくなることから、ぜひ設定しておきたい所です。

設定方法は先と同じように、左上のメニューボタンを押した後に「設定」をタップした後、自分が使用しているアカウントを選んでタップします。

• 設定画面から自分のアカウントを選んでタップ

続いて「通知」をタップし、「高優先度のみ」を選択すれば設定は完了です。

• この画面が現れたら「通知」をタップする

• ダイアログが現れるので、ここで「高優先度のみ」を選択すればよい

このように、Gmailアプリは普段のパソコンと同じ環境を完全に再現できる訳ではありませんが、工夫次第で多くの不満が解消されることは覚えておくべきでしょう。次回も引き続き、Gmailアプリの便利な活用方法について説明したいと思います。