仕事の抜けもれを防ぐ「ToDoリスト」を活用法

新バージョンのGmailから手軽に利用できるようになった機能の1つ「ToDoリスト」(Google Tasks)は、これからやるべきこと(タスク)を管理するためのツール。日本では比較的なじみが薄いですが、日々の仕事を抜け漏れなくこなす、進行管理ツールとして非常に役立つ存在なのです。

このToDo機能はGoogleカレンダーからも利用できることから、Googleカレンダーの1機能と思っている人が多いかもしれません。ですが実は元々は、Gmailの機能の1つとして誕生したものだということはご存知でしょうか。そこで今回は、GmailからToDoリストを便利に利用する方法を紹介したいと思います。

GmailからToDoリストを利用するには、Gmailの右端にあるバーから「ToDoリスト」のアイコンをクリックします。

ToDoリストを表示するには、Gmailの右端にあるToDoリストのアイコンをクリックする

すると、すでにGoogleカレンダーでToDoリストを使用している場合はその一覧が、そうでない場合は空のToDoリストが表示されます。そこでまずは「タスクを追加」をクリックして新しいタスクを作成した後、タスクの内容、具体的には「レポートを作成する」「交通費の精算をする」など、これからやるべきことを入力します。

タスクを追加するには「タスクを追加」(1)をクリックした後、下に現れるタスク(2)に内容を入力する。タスクが終了したら「〇」(3)をクリックしてチェックを付けよう

タスクが終了したら、そのタスクにチェックを付けて完了したことを示します。チェックしたいタスクの左端にある「〇」をクリックするだけでOKです。

以上がToDoリストの基本的な使い方となりますが、登録したタスクは「タスクの詳細内容を記載しておく」「タスクの期限を設定する」など、より詳しい設定をすることも可能となっています。詳細設定をするにはまず、編集したいタスクにマウスカーソルを合わせた後に現れる、ペンマークのアイコンをクリックします。

編集したいタスクにマウスカーソルを合わせた後、ペンマークのアイコンをクリックする

すると詳細設定画面が現れるので、ここからタスクの詳しい内容や、期限などを設定してから「←」ボタンを押し、一覧画面に戻りましょう。ちなみに期限を設定する場合は、「期限を追加」をクリックした後、カレンダーから期限日を選択する形となります。

するとタスクの詳細画面が現れるので、詳細内容や期限など(1)を設定した後、「←」(2)を押して一覧画面に戻ればよい

ToDoリストにはもう1つ、タスクの中にサブのタスクを登録する「サブタスク」を作成する機能も用意されています。

例えば「プレゼンの準備をする」というタスクを紐解くと、実際には「データを揃える」「書類を作成する」「会議室を押さえる」「参加者に連絡する」……など、複数の工程から成り立っていることが分かります。こうした1つ1つの工程をサブタスクとして登録しておくことにより、1つ1つの工程を順にこなして確実にタスクを終わらせられる訳です。

サブタスクを作成するには、先の詳細画面から「サブタスクを作成」をクリックし、内容を入力するだけと非常に簡単です。複数のサブタスクを登録する場合は、必要な数だけ「サブタスクを作成」をクリックして下さい。