アーカイブ機能をもっと便利に活用するテクニック

今回は、アーカイブ機能をより有効に活用する方法を紹介します。不要ではないけど重要でもない、そんなメールを削除することなく、受信トレイから非表示にすることで整理が可能なGmailの「アーカイブ」機能は、メールを手軽に整理する上で欠かすことのできない機能です。

まずは、特定のメールだけをまとめてアーカイブしたい場合。例として「プロモーション」カテゴリに分類された広告メールを必要かどうかわからないので、とりあえずアーカイブしてすっきりさせたいという場合は「プロモーション」タブを選んだ後に「選択」のプルダウンメニューから「すべて」を選択し、アーカイブボタンをクリックします。

しかし、この際に選択できるのは、画面上に表示されている50通のメールのみです。50通を超えるメールが対象となっている場合「すべて」を選択した後、「このページ内のメッセージ50件すべてが選択されています」という表示が現れます。

ここで「xxxx件をすべて選択」をクリックすることで、画面に表示されていないメールも含め対象となるメールすべてを選択できるため、覚えておくといいでしょう。

広告メールを全てアーカイブするなら、「プロモーション」カテゴリ(1)を選択した後「すべて」(2)を選び、「アーカイブ」ボタン(3)を押せばよい。50通以上ある場合は「xxxx件をすべて選択」(4)をクリックしておこう

続いて、届いたメールに返信した後、そのメールをすぐアーカイブしたい場合。通常であれば「返信を送る」後に「アーカイブする」という操作が必要になるのですが、これを1つの操作で実現できる「送信&アーカイブ」ボタンを使えば、もっと便利になります。

とは言うものの、このボタンは標準の状態では利用することができません。設定の「全般」にある「送信&アーカイブ」の項目で、「返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する」を選択することで、はじめて使えるようになります。普段から返信してすぐアーカイブする、という習慣が付いている人は、ぜひこの機能を活用してみるといいでしょう。

設定の「全般」にある「送信&アーカイブ」で、返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する」を選択。その後「変更を保存」を押すのを忘れないように

するとメールを返信する際、「送信」ボタンの隣に「送信とアーカイブ」ボタンが現れ、これをクリックすると返信と同時にそのメールをアーカイブしてくれる

最後にもう1つ。アーカイブ機能を使っていて意外と困るのが、アーカイブしたメールの内容を手軽に確認できないことではないでしょうか。当然のことながら、アーカイブされたメールは受信トレイなどに現れなくなるため、そのままでは確認することができません。

もちろん「すべてのメール」を選ぶことでアーカイブされたメールを見ること自体は可能ですが、受信トレイのメールとアーカイブされたメールが混じって表示されてしまうため、決して見やすいとはいえないのが難点です。

純粋にアーカイブされたメールだけをピックアップして見たいのであれば、ちょっとしたテクニックが必要になります。

具体的には、下記の検索演算子を入力して検索することで、アーカイブされたメールだけを抽出できるようになります。

-in:inbox -is:sent -in:drafts -in:spam -in:trash

検索演算子「in:」の後に「inbox」「sent」「drafts」などを追加することで、「受信トレイ」「送信済みメール」などのメールだけを抽出できるのですが、それらに「-」、つまり検索対象としない検索演算子を付けることにより、受信トレイ、送信済みメール、下書き、迷惑メール、ゴミ箱に“含まれない”アーカイブされたメールだけを抽出している訳です。