原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年ベイテックシステムズを設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで250社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。GoogleEnterprise Day 2009ではパートナーアワードを受賞した。

Q61　Googleドキュメントでファイルのバージョンを過去のものに戻したいのですが

Googleドキュメントでは最近の作業に対する「進む」「戻る」はもちろん、バックグラウンドに過去のデータも保持されているので、「変更履歴」から旧バージョンのデータを呼び出すことができます。例えば、最新ファイルを別名でコピーし、もう片方を戻すことで新旧両方のデータを作成することも可能です。

Q62　スプレッドシートで「Shift」や「Ctrl」キーを使って範囲指定はできますか?

Excelでは「Shift＋左クリック」でセルの広範囲選択、「Ctrl＋左クリック」で個別選択が行えます。Googleドキュメントのスプレッドシートの場合「Shift＋左クリック」は可能ですが、「Ctrl＋左クリック」については対応していません。

Q63　キーボードショートカットは使えますか?

先ほどの質問で「Ctrl＋左クリック」に対応しないと回答しましたが、Google Appsでは多彩なキーボードショートカットが用意されているため、マウスなしでも快適に作業が行えます。主なショートカット一覧を抜粋しましたので参考にしてください。

ショートカット 機能 文書 スプレッドシート プレゼンテーション
Ctrl+A すべて選択 ○ - -
Ctrl+B 太字 ○ ○ ○
Ctrl+C コピー ○ ○ ○
Ctrl+D 下にコピー(Shift+矢印キーと組み合わせて使用) - ○ -
Ctrl+E 中央揃え ○ - -
Ctrl+F 検索と置換 - ○ -
Ctrl+H 置換 ○ - -
Ctrl+I 斜体 ○ ○ ○
Ctrl+J 均等割り付け ○ - -
Ctrl+K リンクを挿入 ○ - -
Ctrl+L 左揃え ○ - -
Ctrl+M コメントを挿入 ○ - -
Ctrl+M 新しいスライドを挿入 - - ○
Ctrl+P 印刷 ○ ○ -
Ctrl+R 右揃え ○ - -
Ctrl+R 右にコピー(Shift+矢印キーと組み合わせて使用) - ○ -
Ctrl+S 保存 ○ ○ ○
Ctrl+U 下線 ○ ○ ○
Ctrl+V 貼り付け ○ ○ ○
Ctrl+X 切り取り ○ ○ ○
Ctrl+Y 繰り返し ○ ○ -
Ctrl+Z 元に戻す ○ ○ -
Shift+ 右クリック ブラウザの右クリックオプションを表示 ○ - -
Ctrl+End データ領域の最後のセルにジャンプ - ○ -
Ctrl+Home データ領域の最初のセルにジャンプ - ○ -
Ctrl+ 左矢印キー データ領域の一番左にあるセルにジャンプ(現在の行) - ○ -
Ctrl+ 右矢印キー データ領域の一番右にあるセルにジャンプ(現在の行) - ○ -
Ctrl+ 下矢印キー データ領域の一番下にあるセルにジャンプ(現在の列) - ○ -
Ctrl+ 上矢印キー データ領域の一番上にあるセルにジャンプ(現在の列) - ○ -
Ctrl+PageDown 次のワークシートへ移動 - ○ -
Ctrl+PageUp 前のワークシートへ移動 - ○ -
Ctrl+Shift+F 全画面 - ○ -
Ctrl+Shift+L 箇条書き ○ - -
Ctrl+Shift+Space 非改行スペースを挿入 ○ - -
Ctrl+Space 書式をクリア ○ - -
Ctrl+1 ヘッダー1 ○ - -
Ctrl+2 ヘッダー2 ○ - -
Ctrl+3 ヘッダー3 ○ - -
Ctrl+4 ヘッダー4 ○ - -
Ctrl+5 ヘッダー5 ○ - -
Ctrl+6 ヘッダー6 ○ - -
Ctrl+7 番号付きリストの切り替え ○ - -
Ctrl+8 箇条書きの切り替え ○ - -
Ctrl+9 「リストを変更」ダイアログ ○ - -
F2 現在カーソルがあるセル内のテキストを編集する - ○ -
Enter 列の次のセルに移動 - ○ -
Esc セルの編集をキャンセルする - ○ -
Shift+Enter 列の前のセルに移動 - ○ -
Shift+PageUp/Down 選択範囲を1つ上/下の画面に拡大 - ○ -
Ctrl+Space 列全体を選択する - ○ -
Shift+Space 行全体を選択する - ○ -
Shift+左/右/上/下矢印キー 手動で選択する - ○ -
PageDown 1つ下の画面へ - ○ ○
PageUp 1つ上の画面へ - ○ ○
Shift+Tab 表(文書)または行(スプレッドシート)の前のセルに移動 ○ ○ -
Ctrl+. 上付き文字 ○ × ×
Ctrl+, 下付き文字 ○ × ×
Tab 表(文書)または行(スプレッドシート)の次のセルに移動 ○ ○ -

Q64　見栄えの良い書式を作るのに悩んでいます

GoogleドキュメントやGoogleサイトには豊富な「テンプレート」が用意されています。これらを使えば簡単に見栄えの良い書類やサイトが作れますので、ぜひ活用してください。

Q65　ファイルに変更があった時、すぐに知りたいのですが

Googleドキュメントでは「通知ルール」によって、ファイルの変更状況を迅速に知ることができます。ファイルごとに「変更が入った時」「指定したシートに変更が入った時」「指定したセルが変更された時」「共同編集者が追加または削除された時」「ユーザーがフォームを送信した時」という条件指定でファイルのオーナーへメール通知が行えるほか、通知頻度も「1日1回」「その都度」から選択が可能です。

Q66　編集作業をしながらチャットができると聞いたのですが

Googleドキュメントのスプレッドシートとプレゼンテーションでは、共同編集者とチャットができます。チャット機能を使う場合は「Adobe Flash Player」のバージョン8以上、Linuxならばバージョン9が必要です。Flash Playerの導入後にGoogleトークへ直接ログインする操作を1度だけ行えば、次回からはそのままGoogleドキュメントでチャットが行えるようになります。

Q67　Google Appsを使っていないユーザーともチャットできますか?

Googleと連携していれば、AOLなど他社のメッセージングサービスともチャットが可能です。ただし、Googleトークのネットワーク経由でアクセスできない一部のサービスは、SRVレコードを変更する必要があります。

Q68　Gmailをブラウザ以外で送受信したいのですが

顧客の中には、普段から慣れ親しんだメールソフトを使いたいという方もおられます。POPやIMAPに対応したメールソフトであれば問題なくGmailの送受信が可能ですので、安心して利用してください。

Q69　Gmailにexeファイルが添付できないのですが

Gmailではセキュリティの観点から、基本的にexe形式のファイルは添付できない仕様になっています。これはzip形式で圧縮しても同様です。ただし、どうしても必要な場合はlzhやrarなどzip以外の形式で圧縮するか、拡張子を1度「.exe」から別のものへ変更し、受信先で元に戻すことで対応できます。

Q70　複数の連絡先にメールを一括送信する方法はありますか?

複数の相手へ頻繁にメールを送る場合は「グループ」機能が重宝します。連絡先一覧の画面から「グループ」→「新しいグループ」で作成しておけば、送信時にグループ名を選ぶだけで一括送信が可能です。

Q71　メーリングリストは作成できますか?

Google Appsのグループ機能を使うと、メーリングリストも簡単に作成できます。なお、メーリングリストとして登録したメールアドレスは課金対象のアカウントには含まれません。

Q72　メーリングリストは1件ずつ登録しなければいけないのですか?

標準では1件ずつの登録ですが、正式販売代理店のアドオンツールを使えば一括登録が可能です。Googleグループを使えば、ユーザー自身がメンテナンスを行うような運用体制も構築可能です。

Q73　スケジュールソフトのデータを移行したいのですが

iCal形式に対応しているスケジュールソフトのデータであれば、情報に多少の制限は付きますが移行が可能です。

Q74　Gmailやカレンダーの広告は消せないのですか?

無料版のStandard Editionでは強制表示となっていますが、Premier Editionの場合は管理者の設定で非表示にすることができます。

Q75　Googleサイトのバックアップは取れますか?

Googleから無償のバックアップツール「google-sites-liberation(http://code.google.com/p/google-sites-liberation/)」が提供されていますが、まだ若干バグが残っているようです。完璧なバックアップが必要な場合は正式販売代理店が提供しているサービスを利用してください。

Q76　オフラインの場所でGoogle Appsを使えず困っています

Google Appsはオフライン編集機能を備えています。事前にWebブラウザ用プラグイン「Gears」を入れておくことで、再びオンライン状態へと移行した時にGoogleのサーバと同期し、変更内容が反映されます。

Q77　画面が固まったり真っ黒になったりしてしまった時の対処方法はありますか?

PCのスペックや環境によっては、まれにこのような事態が発生します。ブラウザの再起動で直らないようであれば、キャッシュとCookieを削除してからブラウザを再起動してみてください。

Q78　管理者画面以外からアカウントを設定する方法はありますか?

Google Appsの管理者画面が使いづらいと感じる場合は、正式販売代理店で提供しているアカウント同期マネージャーやメーリングリスト同期用のアプリケーションなどを利用する方法もあります。

Q79　ユーザーが入力したパスワードの安全性が気になるのですが

管理者画面にある「高度なツール」→「高度なパスワード設定」からパスワードに使う文字数の設定が可能なほか、パスワードの安全性を確認することもできます。

Q80　Google Appsの使用状況をチェックすることはできますか?

管理者画面にある「高度なツール」→「使用状況とレポートの表示」から、アカウントの使用状況、ディスク容量、アクティブなアカウントと停止中のアカウントのレポートを表示することができます。また「Google Apps Reporting Visualization API」を使うと、作成したページに独自のグラフを埋め込むことも可能です。