個人情報の削除/パスワードの設定

今回は、取引先企業に送付前にやっておくべき個人情報の削除やパスワードを設定する方法について説明します。

まずは、個人情報の削除についてです。個人情報といっても、データとして入力してある顧客の名前ではなく、Excelファイルを作ったユーザー名や会社名についてです。実は、Excelのインストール時に、ユーザー設定において会社名やユーザー名を入力しています。企業で一括設定、一括インストールしていると、あまり意識したことはないかもしれませんが、このユーザ設定は、Excelで校閲関連の作業を行っていると目にします。

例えば、[校閲]タブの[コメントの挿入]で挿入されたコメントには、誰がそのコメントを挿入したのか区別するために、名前が表示されます。

また、[ブックの共有]を行った場合にも、ブックを開いているユーザーとして名前が表示されますし、変更履歴を確認する際にも、誰がどこを変更したのかといった表示に使用されます。

企業で一括設定を行って配布したPCの場合には、このユーザー名がすべて同一になっていることがあり、変更履歴の機能が上手く使用できないということもありますので、この場合には、ユーザー名を変更します。

変更したい場合には、[ファイル]-[オプション]で表示される[Excelのオプション]の[基本設定]の[Microsoft Office のユーザー設定]-[ユーザー名]で設定を行います。

しかし、このような個人名や、コメント等がそのまま顧客に送付されてしまうのはどうでしょうか？同じ社内であれば問題ないと思われますが、顧客企業や外部に対してはあまり良いことではありません。

しかし、いちいち、すべてのシートや設定をすべて確認するのは大変です。そんなときには、[ファイル]-[情報]の[ブックの検査]を行います。ブックの検査を行うことにより、「コメント」「ドキュメントのプロパティ」「作成者の名前」「非表示オブジェクト」等がファイルに含まれていないか確認することができます。

[問題のチェック▼]をクリックし[ドキュメント検査]をクリックすると、削除した情報は後から復元できない可能性があるので、保存するようにメッセージが表示します。

次に、どのような内容を検査するのか確認する画面が表示し、[検査]ボタンを押すと、検査結果が表示されます。

問題が表示された場合には、対処方法も表示されます。このように、[ドキュメント検査]を使用すると、Excelのファイルからコメントや個人情報等をすばやく削除することが可能です。

次に、Excelに入力された情報そのものを守る方法(送付するファイルに対してパスワードを設定)について説明します。ファイルにパスワードを設定する方法は、[ファイル]-[名前を付けて保存]の[名前を付けて保存]ダイアログボックスの[ツール▼]-[全般オプション]にて設定を行います。

「読み取りパスワード」を設定すると、ファイルを開く際にパスワードの入力を促され、パスワードを知らないユーザーはファイルを開くことができなくなります。「書き込みパスワード」を設定すると、ファイルを開くことはできますが、ファイルを編集する際にはパスワードが必要になります。

パスワードが設定されたファイルを受けったユーザーは、ファイルを開く際に、パスワードの入力が促されます。パスワードを知らないユーザーはそのファイルを開くことができなくなります。電子メール等でファイルを送付する際には、パスワードは別のメールで送付します。