Excelのデータベース形式で入力されたデータから、ある特定の売上を確認したいといった場合、どのような方法で計算していますか?

フィルタを使う、集計を使う、様々な方法が考えられますが、ここでは、関数を使った方法で計算する方法を試してみましょう。

条件を満たす項目の売上合計金額を計算する

データベース形式に入力されたExcelのデータ

データベース形式で入力されたデータとは1行1レコード、列には同じ内容のデータを集めた形式になっているデータのこと。今回は関東地区のマンションの売上データが入力されています。ここでは、自分が担当する地区の半期売上金額がどれくらいあるのか確認します。

条件を指定して数値を合計する場合は、[数学/三角]関数のSUMIF(サムイフ)関数を使用します。

関数の使い方

関数の使い方は、=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

ここでは、自分が担当する"文京区"の売上の合計を調べてみます。

操作方法は、

1.[関数の挿入]ボタンをクリック

2.[関数の挿入]ダイアログボックスで、関数の分類を[数学/三角]に変更

3.関数のリストからSUMIF関数を選択

4.[OK]ボタンをクリック

5.[関数の引数]ダイアログボックスで、引数を次のように設定

範囲: (E5:E218) / 検索条件(E5) / 合計範囲:(G5:G218)

6.[OK]ボタンをクリック

入力された式は

=SUMIF(E5:E218,E5,G5:G218)

となります。

ここでは検索条件をセル指定しましたが、引数で直接文字、式、演算子を指定することもできます。その場合は "文京区" のように文字列を""(ダブルコーテーション)で囲みます。

また、自分の担当地域が複数あり、リスト形式で切り替えて金額を確認したい場合は、「データの入力規則」と組み合わせて使用するとさらに便利になります。

入力された式は、

=SUMIF(E5:E218,E2,G5:G218)

となります。

リスト形式で担当地域を表示　→　選択したリスト候補により、合計金額が変化

設定したいセル(E2)に「データ」タブ→「データツール」→「データの入力規則」をクリックし、[データの入力規則]ダイアログボックスの「設定」タブを次のように設定します。

「入力値の種類」を「リスト」に　→　「元の値」に文京区,世田谷区,渋谷区と入力

今回は、候補をダイアログボックス内で直接,(カンマ)で区切って入力しましたが、リストを別に作成しセル参照する方法もあります。