これまでの電帳法と今回の改正のポイント

経理部門に所属している方であれば、電子帳簿保存法という法律の名前を耳にされた方も多いと思います。これは経理部門が扱う会計帳簿や、領収書や請求書等を、紙ではなく電子的に保存するためのルールを規定した法律です。

平成10（1998）年に制定後、過去数度にわたり改正を繰り返してきました。ここ数年で一番話題になったものは、平成28（2016）年の改正において、スマートフォンで撮影した領収書やレシートの画像にタイムスタンプを付与することで、正式な税務証憑とすることを認めたものがあります。この際は、領収書等の電子化がかなり身近なものになり始め、数多くの企業が電子帳簿保存法の適用申請を行いました。

今年、令和2年（2020）年度の税制改正においては、「紙の領収書を受領しなくてもよくなる」、つまり「ペーパーレスでの経費精算」を行うための新たなルールが明示されました。今回は3回に渡り、「領収書やレシートの電子化」に焦点を絞り、令和2年度における電子帳簿保存法の改正内容やルールについて説明するとともに、実際にどのように運用すべきかについての事例、そして6月末に国税庁から発表された、最新の電子帳簿保存法 一問一答における実際の規定内容について解説します。

これまでの電子帳簿保存法

これまで電子帳簿保存法における電子化は主に、「紙で受領した領収書やレシートを画像にして保存する」方法と、「PDFファイル等、電子データで受領した領収書を、電子データのまま保存する」方法の2つについて規定されていました。

これらの規定に対して、電子化を行うためのデバイスとしてスマートフォンが追加になるなどの改正が加えられ、紙による経費精算のオペレーションを減らし、電子化に舵を切ることができるようなものになってきました。

しかしながら国内では、領収書やレシートを紙で授受するケースが圧倒的に多く、紙を受領した後に「電子化」という作業を行うこと自体を「手間」と考える企業も数多いため、電子帳簿保存法による領収書の電子化の適用申請を行う企業が増えたといえども、依然として紙のまま経費精算を行い、紙のまま法定年数保存する企業が大多数を占めています。 そのため、税務証憑となる領収書に該当するものを紙ではなく電子的に受領し、そのまま経費精算に活用できるルールの策定が望まれてきました。

令和2年度の電子帳簿保存法改正内容

「電子的に受領し、そのまま経費精算に活用する」という点では、前述の通り「PDFファイル等で領収書を受領する」という方法がこれまで規定されてきましたが、そもそも領収書をPDFファイル等で授受することができる機会そのものが多くないため、さらに踏み込んだルール作りが求められてきました。

それが今回の令和2年度の税制改正において新たに追加された「キャッシュレス決済における電子的な明細があれば、紙の領収書等を受領しなくてもよい」というルールです。

ここ数年、クレジットカードや交通系ICカードに加え、スマートフォンのアプリを活用したQRコード決済が利用できるシーンが増え、加えて令和元（2019）年10月からの政府のキャッシュレス・ポイント還元事業の後押しもあり、キャッシュレス決済の割合が増えてきました。

以前より企業の経費精算シーンにおいては、キャッシュレス決済を行う都度、その利用履歴データ（以降「デジタル明細」）が、キャッシュレス決済事業者から企業の経費精算システムに対して連携することができていました。具体的な例を挙げると、従業員がコーポレートカードにて決済した際、日付や金額、支払先のデータが企業の経費精算システムに連携され、そのデータを用いて経費精算を行う、というものです。

しかしこれまでの電子帳簿保存法では、このようなデジタル明細そのものに対して明確な効力を規定しておらず、別途紙の領収書やレシートを添付して経費精算を行う必要がありました。

そこで国税庁は今年、電子帳簿保存法 施行規則第8条第1項において、「電磁的記録」（PDFファイルや前述のようなデジタル明細等）の新たな保存方法と、それに伴う「領収書等の授受の必要性」について、以下のように規定しました。

①電磁的記録に対してタイムスタンプを付与した後に授受を行うこと。
②電磁的記録を受領した後に、速やかにタイムスタンプを付与して保存をすること。
③電磁的記録を保存するシステムが、以下のいずれかの要件を満たしていること。
　　イ 電磁的記録を訂正・削除した場合、その履歴を残しておき、確認できること。
　　ロ 電磁的記録の訂正・削除を行うことができないこと。
④電磁的記録を正当な理由が無く訂正・削除しないよう社内規程を定め、それに沿って運用すること。

• ユーザーが自由にデータを改変できないシステム等を利用している場合には、受領側のタイムスタンプの付与が不要（財務省 「令和２年度税制改正」パンフレットより）

上記のうち、②と④は以前より規定されており、PDFファイルで受領した領収書を保存するために活用されてきました。

今回①と③が新たに規定され、特に③については、前述のようなキャッシュレス決済事業者から連携されるデジタル明細を保存するための方法として注目されています。

また、これら4つの方法のいずれかを用いて電磁的記録を保存することにより、別途領収書を受領しなくてもよい、ということも明示されています。（電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】（問3））

そのためキャッシュレス決済にて経費を立て替えた場合、上記の条件を満たしていれば、紙の領収書は不要となり、つまり「キャッシュレス＝ペーパーレス」という運用を実現することが可能になります。

次回は、実際の「キャッシュレス＝ペーパーレス」の例を、具体的なデジタル明細の例を挙げながら、今回の新たなルールについて、さらに理解を深めていきます。