ExcelのグラフをWordやPoiwerPointで利用するには？

本連載の第46回以降では、Excelグラフをデザインする方法などについて紹介してきた。このようにして作成したグラフをそのままExcelで使うのではなく、WordやPowerPointに貼り付けて利用したい場合もあるだろう。そこで今回は「Excelで作成したグラフ」をWordやPowerPointで利用するときの注意点などを紹介していこう。

普通にコピー＆ペーストした場合は？

まずは、普通にグラフをコピー＆ペーストした場合の例を紹介する。Excelで作成したグラフをクリックして選択し、「Ctrl」＋「C」キーでコピーする。

グラフを選択して「Ctrl」＋「C」キーでコピー

続いて、Word文書を開き、グラフを貼り付けたい位置にカーソルを移動してから「Ctrl」＋「V」キーを押す。これで「Excelで作成したグラフ」をWord文書に貼り付けることができる。

「Ctrl」＋「V」キーでWord文書に貼り付けたグラフ

この程度の操作であれば、WordやExcelの初心者の方でも容易に想像できるだろう。しかし、この方法には多少の問題点がある。順番に解説していこう。

普通にコピー＆ペーストした場合は、グラフがそのまま「グラフ」としてWord文書に貼り付けられる。つまり、Wordでグラフを作成したときと同じ状況になる訳だ。このため、Wordに貼り付けたグラフを再編集することも可能となる。これは一つの大きな利点といえるが、グラフのサイズが自動調整されていることに注意しなければならない。

先ほど紹介した例の場合、「Excelで作成したグラフ」の方が「Wordの文書幅」より大きいため、「Wordの文書幅」に合わせてグラフを縮小する、という処理が施される。ただし、グラフ内の文字サイズは自動調整されていない。その結果、文字だけが大きいグラフになってしまう。今回の例の場合、「大阪」と「福岡」の凡例が表示されていない……、といったトラブルも生じている。

Word文書にグラフを貼り付けた後に、そのサイズを小さくすると、この傾向はさらに顕著になる。

貼り付けたグラフのサイズ変更

グラフのサイズを小さくすると、グラフ内の文字サイズを維持したままグラフが縮小されるため、グラフのレイアウトが大きく乱れてしまう。

サイズを小さくしたグラフ

もちろん、サイズを小さくした後に「グラフ内の文字の書式」を指定しなおすことも可能だ。その手順は、グラフ内の要素（または文字）を選択して「ホーム」タブで書式を指定するだけ。この操作手順は、Wordでグラフを編集する場合と同じである。

グラフ内にある文字の書式変更

とはいえ、せっかくExcelでグラフのレイアウトを整えてあるのに、Wordに貼り付けた後に再びレイアウト調整をしなければならない……というのは二度手間であり、非常に効率の悪い作業の進め方といえる。

これはPowerPointにグラフを貼り付け場合も同じだ。「Ctrl」＋「C」キーでコピーしたグラフを、「Ctrl」＋「V」キーでスライドに貼り付けることは可能である。

PowerPointに貼り付けた場合の例

続いて、このグラフをスライドに合わせて拡大すると以下の図のような結果になり、文字が小さすぎるグラフになってしまう。

サイズを大きくしたグラフ

そのほか、「PowerPointのテーマに合わせて色が勝手に変更される」などの問題が生じる場合もある。

このように通常のコピー＆ペーストでグラフを再利用することは可能であるが、その後に色々と修正作業が発生してしまうケースが少なくない。この修正はそれなりに手間のかかる作業になるため、「できれば避けたい」という考えるのが普通だ。

その解決策の一つとなるのが、貼り付け先のサイズに合わせて、あらかじめ適切なサイズでグラフを作成しておくこと。貼り付け先がA4縦のWord文書の場合、用紙の幅は210mmで左右に「30mmずつの余白」が初期設定されているため、「本文の幅」は150mmになる。よって、Excelでグラフを作成するときに幅150mmでグラフを作成しておくと、「本文の幅」と同じサイズに仕上げられる。このグラフをコピー＆ペーストすれば、貼り付け後のサイズ変更がなくなるため、それに伴う修正作業も不要になる。

ただし、これは理想論を前提にした作業の進め方ともいえる。実際に作業してみると、「そう思い通りには進まなかった……」となるケースが多い。たとえば、「当初はWordの文書幅に合わせてグラフを掲載する予定だったが、本文を書き進めていくうちに1ページに収まらないことが判明したため、泣く泣くグラフを小さくした」という状況も十分に考えられる。この場合、グラフのサイズを変更することになるため、結果として、それに伴う修正作業が発生してしまう。つまり、Excelでグラフのレイアウトを整えたときの作業が無駄になってしまうのだ。