改行区切りの文字列結合で「横長の表」をA4サイズに収める

Excelで文字列を結合するときは「&」の演算子を使用するのが一般的だ。そのほか、CONCATENATEやCONCAT、TEXTJOINといった関数を使って文字列を結合することもできる。いずれの方法にせよ、文字列を結合する操作そのものは難しいものではない。そこで今回は「「横長の表」をA4サイズに収める場合を例に効果的な活用方法を紹介していこう。

PDFは印刷レイアウトに準じて作成される

今回は、文字列データを結合する関数について紹介していく。ただし、単に文字列を結合（連結）させるだけでは面白みに欠けるので、少しユニークな使い方として「横長の表」をスリム化してA4サイズに収めるテクニックを紹介していこう。

• 文字列を結合（連結）する関数CONCAT、TEXTJOIN

まずは、例として用いるデータ表を紹介する。今回は、氏名（フリガナ）、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日をまとめた表を使って詳しい操作手順を解説していこう。

• 会員情報をまとめた表

この表の「印刷プレビュー」を確認すると、以下の図のようなイメージになる。1つの行が何枚にも改ページされた、非常に見づらい印刷結果になってしまう。こういった状況は「横長の表」を作成したときに必ず発生する問題といえる。これだけ横に長いと「改ページプレビュー」で印刷範囲を調整しても“無駄なあがき”になってしまうだろう。

• 印刷プレビューの確認

最近は紙に印刷する機会が少なくなったため、「別にA4サイズに収まらなくても構わないのでは？」と考える方もいるだろう。確かにその通りである。しかし、「この表をもとにPDFを作成する」となると話は別だ。

皆さんもご存じのように、PDFは印刷イメージをそのまま電子化したファイルになる。よって、上記の表をPDF化すると、印刷プレビューと同じレイアウトのPDFが作成されてしまう。これでは使い物にならない・・・。用紙サイズを大きくして解決する方法もあるが、画面の小さいスマートフォンでPDFが閲覧される場合もあることを考えると、ベストな解決策とはいえない。

なお、今回の例のように「個人の名簿」をPDF化するケースは滅多にないと思われるが、「店舗の一覧」や「商品スペックの一覧」などにもそのまま応用できるテクニックなので、対策方法の一例として参考にして頂ければ幸いだ。