Office 365のメールのルール機能(その1)

Office 365のもっとも多用される基本機能は、なんといってもメール関連の機能でしょう。マイクロソフトのグループウェアであるExchange Serverのクラウド版であるExchange Onlineを中核として、ユーザー環境にクライアントソフトであるMicrosoft OutlookまたはOutlookのクラウド版であるOffice 365 Outlook Onlineを使用します。

ここにはメール送受信機能の他、予定表、People(アドレス帳)の機能があり、また、グループウェア、コラボレーション機能として、メールやアドレス帳、予定表の共有機能があります。単純なWebメールサービスではありません。もちろん、ユーザーアカウントはActive Directoryで厳密かつ安全に管理します。

前回まで長きにわたってOffice 365のサイト機能(SharePoint Online)を紹介してきた当連載ですが、今回から、Office 365のメールのルール機能を紹介します。

2つのレベルのメール仕分け

多くのWebメールサービスやメールクライアントソフトと同様に、Office 365のメール機能にも、受信メールを条件によって仕分けしたり、削除したり、転送したりする機能があります。

ただし、ヤフー!メールや個人向けのGmailサービスなど、多くのWebメールサービスと異なるのは、Office 365が基本的に法人向けであり、テナントという単位でユーザーを組織的に扱うことです。つまり、通常、1つのOffice 365テナントには複数のユーザーが含まれます。そのため、Office 365のメールのルールには、テナントとしてのルール、各ユーザーのルール、2つの段階のルールがあります。

例えば、テナント管理者が、テナント全体に対して、「ギャンブル」というキーワードを含むメールを自動削除する様に設定しておけば、ユーザーが自分に着信するメールに対して「ギャンブル」というキーワードを含むメールを「娯楽」というフォルダーに分類する様に設定したとしても、そもそもそのメールが届きません。各ユーザーの設定に優先して、テナントのルールが働きます。

Office 365のこうしたメールのルールには独特のクセがありますので、今回から具体的な設定手順を紹介していきます。

※前述の様にOffice 365のメール機能は基本的にMicrosoft Exchange Serverのクラウド版ですので、Exchange Serverの設定経験者であれば、それほど戸惑うことはありません。

ユーザー個別の受信メールに対するルールの設定

今回は、まず、Office 365のユーザーの誰もが設定できる、自分に着信したメールに対するルールの設定方法を紹介します。

(1)設定(歯車)ボタンをクリックし、「オプション」メニューをクリックします。

(2)左サイドメニューの「メールの整理」をクリックし、新規ルール作成の「＋」ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから、適切なルールをクリックしてください。「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」が、基本となる、汎用的なルール作成ウィザードです。「特定の人から…」～「件名に特定の…」の4つのメニューは、よく使われるルールを簡単に設定できる様にしたもので、「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」の省略版です。

この例では、基本である「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」をクリックします。

(3)作成するルールに名前つけます。「名前」テキストボックスにルールがわかりやすい名前を入力してください。

(4)このルールを適用する条件を設定します。この例では、メールのタイトルまたは本文に「マイナビ」という単語が含まれた時にルールが適用されるように設定します。

「メッセージの到着時、および：」ドロップダウンリストで「件名または本文に次の単語が含まれている場合…」選択します。

(5)条件となる文字列(ここでは「マイナビ」)を入力し、「＋」ボタンをクリックして、単語リストに登録します。

※「＋」ボタンをクリックせずに「OK」ボタンをクリックすると、単語を登録せずに終わってしまいますので、注意してください。「＋」ボタンで複数の単語を追加登録することもできます。登録した単語の修正はペンボタン。登録した単語の削除は「－」ボタンです。

(6)条件となる単語を登録したら「OK」ボタンをクリックしてください。

(7)条件を満たした時にどのような動作をするのか、動作を設定します。この例では、受信トレイの中に「マイナビ」というフォルダーを作成し、その中に受信メールを移動することにします。

ここでは、「実行する処理：」ドロップダウンメニューで、「メッセージを次のフォルダーに移動する…」をクリックします。

(8)移動先のフォルダーをすでに作成してあるのであれば、移動先のフォルダーをクリックして選択します。ここでは、受信トレイの中に新しいフォルダーを作成しますので、「受信トレイ」をクリックして選択し、「フォルダーの新規作成」ボタンをクリックします。

(9)新規フォルダーの名前として「マイナビ」を入力して、Enterキーを押して確定します。

(10)新しく作成したフォルダー「マイナビ」をクリックして選択し、「OK」ボタンをクリックします。

(11)件名または本文に「マイナビ」という単語がある受信メールを、「マイナビ」というフォルダーに移動するというこのルールを、「保存」ボタンをクリックして保存します。

※「条件の追加」や「処理の追加」、「例外の追加」ボタンをクリックすると、それぞれ、さらに条件設定をしたり、処理を追加したり、あるいは条件の例外を設定し、複雑な設定をすることができます。

(12)あたらしいメール処理のルール「マイナビ」を登録しました。すでに、ルールは有効になっています。

複数のルールを作成すると、この画面でルールが一覧表示されます。ルールの修正はペンボタン、削除はごみ箱ボタンを使用します。また、複数のルールを登録した時は、「↑」ボタン「↓」ボタンをクリックして、ルールの順序…優先順位を調整できます。上位に表示されるルールほど、ルール適用の優先順位が高くなります。

(13)実際に「マイナビ」という単語を含むメールが着信すると、受信トレイの中にある「マイナビ」というフォルダーに仕分けされました。