ビューを利用した掲示板サブサイトの作成

前回は全社告知(お知らせ)掲示板用のサブサイトを作成しました。今回は、そのサブサイトにアプリを追加し、また、外観をカスタマイズします。

Office 365のSharePoint Onlineでは、ページに追加するコンテンツのパッケージをアプリと呼びます。

まずは、前回作成したサブサイトにアクセスしましょう。当連載では、例として、ドメイン名に mynavi365.com を使っています。このとき、Office 365「サイト」のドメイン名は mynavi365.sharepoint.com となります。ここに全社掲示板用のサブサイト、ディレクトリ名 information を作成すると、全社掲示板のURLは以下の様になります。

https://mynavi365.sharepoint.com/information/

アプリの追加

全社掲示板に、お知らせ用のアプリを追加します。まず、全社掲示板にアクセスしてください。

(1)全社掲示板にアクセスして、「設定」ボタンをクリックし、「アプリの追加」メニューをクリックします。

(2)用意されているアプリの中から「お知らせ」をクリックします。「お知らせ」は電子掲示板の一種ですが、閲覧者がコメントを投稿できる電子掲示板とは異なり、コメントや返信がありません。投稿者からのアナウンスに向いています。

(3)追加するアプリに名前を付けて「作成」ボタンをクリックします。アプリの名前は、ページのタイトルになります。この例では「社員の皆様へ」と入力します。

(4)「社員の皆様へ」という名前の新しいアプリを追加しました。サイトコンテンツのページでは、新着アプリとして表示されます。また、左側のコンテンツメニューの「最近使った項目」にも「社員の皆様へ」が表示されます。

なお、サブサイト「全社掲示板」は標準テンプレートを使って作成しました。標準テンプレートには、ノートブック(OneNote)やドキュメントも含んでいます。これらの詳細は、連載の中で後々解説していくことにします。

トップメニューへの項目の追加

さて、「社員の皆様へ」を表示しました。しかし、まだ投稿メッセージはありません。また、左側のサイドメニューでは「最近使った項目」に「社員の皆様へ」が表示されていますが、「社員の皆様へ」にアクセスしない期間が長くなると、このメニューからは消えてしまいます。そこで、今のうちに「社員の皆様へ」へのリンクをトップメニューに追加することにします。

まず、(4)の画面で「社員の皆様へ」をクリックして、「社員の皆様へ」を表示してください。

(5)トップメニューの「リンクの編集」をクリックします。

(6)トップメニューに「リンクをここにドラッグアンドドロップします」という表示項目が現れます。「社員の皆様へ」のタイトル部分を、そこにドラッグ&ドロップしてください。編集が済んだら、「保存」ボタンをクリックします。すると、サブサイト「全社掲示板」のトップメニューに「社員の皆様へ」が表示される様になります。

なお、リンク先URLを設定してメニューを追加するときは、メニューの編集画面で「＋リンク」をクリックします。また、ページ左側のサイドメニューにメニューを追加するときもトップメニューに対する操作と同様です。

「社員の皆様へ」へのメッセージ投稿

「社員の皆様へ」にメッセージを投稿してみましょう。投稿にはファイルを添付することもできますので、ここでは画像ファイルを添付してみます。

(7)「社員の皆様へ」のページで「＋新しいお知らせ」をクリックします。

(8)メッセージのタイトル、本文を入力します。一般的な電子掲示板と同じ様な感じです。ただし、「本文」を入力するとき、Microsoft Officeのリボンと似た書式設定リボンが上部に表示されます。これを使って、文字の色、大きさ、書体などを細かく設定できます。また、HTMLの編集になれているのであれば、「ソースの編集」ボタンをクリックして、直接HTMLタグを編集することもできます。

(9)添付ファイルとして画像を挿入するには「挿入」タブをクリックしてリボンを切り替えてから、「画像」ボタンをクリックします。

(10)アップロードするファイルを指定して、「OK」をクリックします。

(11)画像のアップロードが終了しました。最期に「保存」をクリックして投稿します。なお、「有効期限」を設定して、投稿メッセージを表示する期間を制限することもできます。

(12)投稿したメッセージのタイトルが「社員の皆様へ」に表示されました。このタイトルをクリックすると、メッセージの内容を読めます。

(13)表示されたメッセージ。読み終わったら「閉じる」をクリックして、メッセージ一覧に戻れます。

「社員の皆様へ」へのビューの追加

初期設定では、「社員の皆様へ」にはメッセージのタイトルだけが一覧表示されます。しかし、いちいちタイトルをクリックして内容を確認するのも面倒なので、内容も表示するように変更することにします。このような表示スタイルの設定を、SharePointでは「ビュー」と呼びます。

初期設定のビューを直接変更してしまうのではなく、新しいビューを作成することにします。

(14)「社員の皆様へ」で、「…」をクリックし、「ビューの作成」をクリックします。

(15)いくつかのビューのタイプが表示されますので、「標準ビュー」(初期設定も標準ビュー)をクリックして選択します。

(16)ビューの表示項目や表示スタイルを設定します。ここで作成したビューが今後の既定のビューになるように、「このビューを既定にする」チェックボックスをオンにします。また、投稿後にメッセージを修正することもありますので、「更新日時」を表示し、更新日時降順で表示するようにします。そして「本文」を表示するようにします。必要な設定が済んだら、「OK」をクリックします。

(17)「社員の皆様へ」に戻ってみると、今度はタイトルだけでなくメッセージの本文も表示されるようになりました。

サブサイトの外観の変更

簡単な操作でサイトの配色や壁紙を変更できます。いわゆるテーマの変更ですが、SharePointでは「外観」と呼びます。外観の設定はサイト単位となります。

(18)設定ボタンをクリックし、「外観の変更」をクリックします。

(19)好みのテーマをクリックして選択します。

(20)プレビュー画面を確認します。また、ページ左側のサイドメニューでは、配色や使用フォントをカスタマイズできます。デザインが決まったら「プレビュー」をクリックします。

(21)プレビューを確認し、このまま問題が無ければ「はい、確定します」をクリックします。設定を変更するときは「いいえ、まだ完成ではありません」をクリックして、(20)に戻って下さい。

(22)外観を変更したサブサイト「全社掲示板」。