案件管理アプリでグループワークを効率化

案件管理

便利なアプリとして、今回は案件管理を紹介します。ビジネス…特に営業にかかわるスタッフにとっては、案件管理は重要な問題です。本格的なSFA(Sales Force Automation)システムには遠く及びませんが、Office 365のSharePointサイトでは、簡単な案件管理アプリを利用できます。案件情報を入力し、未決、既決を設定したり、同じチームで情報を共有できます。

案件管理は、SharePoint Onlineの「リスト」アプリの一種です。

案件管理アプリの作成

(1)案件管理をするチームサイトを開いてください。Office 365のメニューバーで「サイト」をクリックし、案件管理アプリを作成するサイトをクリックします。

(2)サイドバーメニューから「サイトコンテンツ」をクリックし、「アプリの追加」をクリックします。(サイトコンテンツのアプリ一覧に「案件管理」アイコンが表示されているときは、直接「案件管理」をクリックしてかまいません→手順(3)参照)

(3)「案件管理」アイコンをクリックしてください。

(4)案件管理の名前を入力して、「作成」ボタンをクリックしてください。これだけで、案件管理アプリの作成は完了します。

案件管理アプリに案件を登録する

案件管理に、案件を入力します。

(5)「サイトコンテンツ」ページで作成した案件管理アプリ(この例では「Web制作受注」)をクリックして開きます。なお、最後にアクセスしてから間もない場合には、サイドバーメニューの「最近使った項目」にも表示されているでしょう。

(6)案件管理アプリを開いたら、案件を登録するために「新しいアイテム」をクリックします。

(7)案件入力フォームで必要事項を入力し、「保存」ボタンをクリックします。なお、「関連する案件」には、入力済みの案件の一覧表を表示します。入力中の案件と関連する案件があるとき、このリストから選択して「追加>」ボタンをクリックすることで、関連情報として保存できます。

以上で、案件登録は完了です。

入力済み案件の確認・編集

入力済みの案件(アイテム)は、案件管理アプリの一覧に表示します。この案件(アイテム)一覧では、キーワードで案件を検索できるほか、各項目をキーにして並べ替えたりできます。

(8)入力済み案件の内容を確認するには、案件のID番号またはタイトルをクリックします。

(9)案件管理の確認画面。「表示」タブをクリックすると、編集ボタンやバージョンの確認ボタン、削除ボタン、通知の設定(手順(14)参照)ボタン等を利用できます。「閉じる」ボタンで案件一覧に戻ります。

一覧リストの編集

各案件(アイテム)の編集ページを開いて編集するのではなく、案件一覧画面のまま、一覧表示されているタイトルなどの項目を編集することもできます。

(10)案件一覧で、「編集」をクリックします。

(11)Excelやデータベースのテーブルの様な一覧表の画面で、表示されている編集したい項目をクリックして、各項目を編集できます。

案件一覧のレイアウト変更

案件一覧に表示する項目や順序などを変更するには、案件一覧の「…」をクリックし、「このビューの変更」メニューをクリックして、ビュー(表示スタイル)を変更します。

(13)ビューの編集画面で、案件一覧に表示したい項目のチェックボックスをオンにし、表示する順番を設定します。

案件情報の変更の通知

案件の通知を設定しておくと、案件情報を誰かが変更したときに、登録した関係者に自動的に通知されます。グループワークに必須の情報共有に効果的です。

(14)通知を設定したい案件(アイテム)を開き(手順(8)～(9)参照)、「表示」タブのリボンから「通知」ボタンをクリックします。

(15)タイトル、通知を配信するユーザー、配信のトリガーとなるイベント(「変更があったとき」など)などを設定し、「OK」ボタンをクリックします。配信先は、Office 365のユーザーID(メールアドレス)を入力すると、Office 365によってユーザー名に変換されて表示されます。

案件管理のツールリボン

案件管理アプリでは、2つのリボンがあります。 「アイテム」タブのリボンでは、１つの案件(アイテム)に対する操作ボタンが表示されます。一方、「リスト」タブのリボンでは、1つの案件アプリ全体に対する設定を変更できます。

(16)「アイテム」タブのリボン。

(17)「リスト」タブのリボン。この案件管理アプリ全体に対する設定を行います。