Office Web Appsによる同一文書の共同作業

Office 365では、Microsoft OfficeのWebアプリケーション版ともいえる、Office Web Appsを利用できます。一見して、PCにインストールして使用するパッケージ版Microsoft Officeと画面も機能もよく似ており、文書ファイル形式も同じです。しかし、全く同じというわけではありません。特に、凝ったグラフィックス効果やVBAを使用したプログラムなどは、Office Web Appsでは再現できません。ほとんどの点で、Office Web Appsはパッケージ版Microsoft Officeのサブセットに過ぎません。

しかし、Microsoft Officeをインストールしていない環境で、インターネットに接続できる環境とWebブラウザがあれば使えるというのは大きな魅力です。また、パッケージ版Microsoft Officeが用意されていないLinux OSなどでも利用できるのもOffice Web Apps の大きなメリットです。

(1)Cent OS＋Firefoxで利用するOffice Web Apps(Excel Online)

そして、もう一つ、Office Web Appsならではの優れた機能に、文書共同編集機能があります。

SharePointドキュメントやOneDrive for Businessに保存した1つのOffice文書を、複数のユーザーが同時に開いて編集することができます。

たとえば、営業スタッフが各自の営業成績を部署全体の営業成績表に入力し、生業成績や受注残、目標達成率などを集計することはよくあるでしょう。そのとき、従来のMicrosoft Officeでは、誰かがファイルを開いて入力している間、その文書は編集ロックされ、他の社員はそのファイルに入力や編集をできなくなります(Accessを除く)。

しかし、Office Web Appsでは、複数の社員が同じファイルを開いて同時に入力できます。また、クラウドシステムですので、インターネットに接続できる環境とWebブラウザがあれば、モバイル端末からでも、自宅からでも作業が可能です。

SharePointドキュメントに保存したExcelブックを複数のユーザーで同時編集

SharePointドキュメントに保存したExcelブックを、複数のユーザーで編集する例を紹介します。あらかじめ、編集を可能とするユーザーには、そのSharePointサイトへのアクセス許可を設定して置いてください。OneDrive for Businessに保存したExcelブックも同様に複数のユーザーで同時編集できますが、その場合は、同時編集したいファイルを、あらかじめ編集を許可するユーザーと「共有」設定しておく必要があります。

SharePointドキュメントとOneDrive for Businessの違いについては、当連載の第9回をご覧下さい。

(2)Office 365にサインインし、サイトのドキュメントまたはOneDriveで、複数のユーザーがファイルを開けるように設定したOffice文書(Excel、Word、PowerPointファイル)をダブルクリックして開きます。ここではExcelブックを例にします。

(3)プレビュー状態でOffice文書を開きますので、「ブックの編集」→「Excel Onlineで編集」メニューをクリックし、Office Web Appsの文書編集画面に移行します。

(4)必要に応じて編集作業を行います。

(5) 1人目のユーザーが編集作業を行っている最中、別のユーザーが同じファイルをダブルクリックして開きます。

(6) 1人目のユーザーと同様に「ブックの編集」→「Excel Onlineで編集」メニューをクリックし、文書編集画面に移行します。

(7) 編集画面に移行して、必要に応じて編集作業を行います。このとき、他にこの文書を編集しているユーザーがいれば、右上に「○○も編集中です」と表示されます。また、他ユーザーが編集している部分は、色枠で強調表示されます。

(8) 1人目のユーザーの文書編集画面には、他のユーザーが編集を開始したことが表示される。

なお、Office Web Appsの編集画面には、ファイルの上書き保存メニューはありません。編集した内容が随時Office 365のファイルスペース(SharePointサイトまたはOneDrive)に保存されます。ファイルの編集を終了するときは、そのままWebブラウザの「戻る」ボタンをクリックするか、Webブラウザを閉じるだけでかまいません。

また、Word Online、PowerPoint Onlineでも、Excel Onlineと同様に複数のユーザーが同一ファイルを開いて同時編集することができます。

(9) Word Onlineで同一ファイルを複数ユーザーが同時編集している画面の例。

(10) PowerPoint Onlineで同一ファイルを複数ユーザーが同時編集している画面の例。