ドキュメントの活用(その4)

SharePoint「ドキュメント」の同期

Windows環境に置いては、SharePointドキュメントと連動するOneDrive for Business(旧SkyDrive Pro)クライアントアプリをインストールして正しくセットアップすることで、SharePointドキュメントと、ローカルPCのフォルダを同期させることができます。

SharePointドキュメントにファイルを保存すれば、対応するローカルPCのフォルダにもファイルが保存され、ローカルPCのファイルを更新すれば、SharePointドキュメントのファイルも更新される、といった具合です。いちいちWebブラウザを開いてSharePointサイトに接続する必要がありませんので、とても便利です。

ただし、パーソナルユース向けの無償提供されているOneDrive(旧SkyDrive)とは異なりますので、ご注意ください。

同期をセットアップするには、次のように操作します。

(1)SharePointドキュメントのローカルPCと同期したいフォルダを開きます。「同期」をクリックしてください。親フォルダが同期対象になればサブフォルダも同期されます。

(2)同期開始のメッセージウインドウが表示されます。すでにOneDrive for Businessクライアントアプリをインストール済みの時は「今すぐ同期」をクリックして、(4)に進んでください。まだOneDrive for Businessをインストールしていないときは、「自分に適したOneDrive for Businessアプリを取得します」をクリックします。

(3)ソフトウェアダウンロードページに切り替わりますので、サイドバーメニューから「OneDrive」をクリックし、使用しているWindowsが64ビット版であれば、「高度」をクリックして64ビット版を選択します。「インストール」をクリックしてください。

(4)SharePointドキュメントのフォルダと同期させるローカルPCのフォルダを設定します。通常は自動的に設定された初期設定値(推奨設定)でかまいません。初期設定では、ユーザーフォルダ(C:\Users\ユーザー名)の中に、SharePointドキュメントのフォルダと同名のフォルダを作成します。同期するフォルダを変更するときは「変更」をクリックしてください。「今すぐ同期」をクリックすると、同期が始まり、SharePointドキュメントのフォルダとローカルPCのフォルダの内容を、同じにします。

(5)同期中の画面。必要に応じてファイルを転送し、SharePointドキュメントとローカルPCの内容を一致させます。

(6)同期完了後、ローカルPCのフォルダを開いたところ。OneDrive for Businessのセットアップが完了すると、フォルダウインドウのナビゲーションツリーに、同期設定したフォルダへのショートカットを表示します。ショートカットをクリックして、フォルダを開いてください。

同期フォルダ内のファイルやフォルダのアイコンには、同期マークが表示されます。同期完了済みのフォルダについては緑色のチェックマークを、同期中のファイルについては、回転する水色の矢印マークを表示します。

チェックアウトとチェックイン

SharePointで伝統的に使われているファイル管理の機能に、チェックアウトとチェックインがあります。現在のSharePoint Onlineも継承しています。

チームでファイルを共有して業務を遂行するとき、誰かがファイルを編集中に別のユーザーが矛盾した編集をしてしまわないよう、編集するユーザーにファイルを占有させる機能がチェックアウト・チェックインの機能です。

編集中、他のユーザーにファイルを変更されたくないユーザーは、まず、チェックアウトを行います。これによって、SharePointサイトにはチェックアウト情報が記録され、他のユーザーはファイルを編集できなくなります。

編集終了後、チェックインすると、チェックイン情報が記録され、他のユーザーがファイルを編集できるようになります。また、チェックインするまでは、他のユーザーはチェックアウト前の状態でファイルを閲覧できます。

チェックアウト、チェックインの履歴は記録されますので、ファイルの更新履歴という側面もあります。

具体的な手順は次の通りです。

(7)SharePointドキュメントで、占有的に編集したいファイルの「・・・」をクリックし、ポップアップウインドウの「・・・」をクリックして、「チェックアウト」メニューをクリックします。

チェックアウトしたユーザーは、Office Web Appsを使ってオンラインでファイルを編集してもかまいませんし、一度ダウンロードして、ローカルPCでファイルを編集してもかまいません。

(8)チェックアウトしたファイルには、アイコンにチェックアウトマークが付き、他のユーザーもこのファイルがチェックアウト中であることが分かります。

(9)チェックアウトマークがついたアイコンにマウスを合わせると、誰がチェックアウトしているのか確認できます。

(10)チェックアウト中のファイルを、チェックアウトしたユーザー以外のユーザーが編集しようとすると、警告を表示して、編集できません。

(11)チェックアウトしたユーザーは、ファイルの編集が終わったら、チェックインします。ファイルをダウンロードしてローカルPCで編集したときは、チェックイン前にファイルを再アップロードする必要があります。

チェックインするファイルの「・・・」ボタンをクリックし、ポップアップウインドウの「・・・」をさらにクリックし、「チェックイン」メニューをクリックしてください。

なお、編集を破棄してチェックアウト前の状態にもどしたいときは「チェックアウトの破棄」メニューをクリックします。

(12)チェックインウインドウで、コメントを入力して「OK」ボタンをクリックします。

コメントを入力するだけでチェックアウト状態を維持したいときは「チェックイン後にチェックアウトを保持しますか?」ラジオボタンで、「はい」を選択してから「OK」ボタンをクリックします。

チェックイン終了後、他のユーザーもこのファイルを編集できるようになります。

(13)ファイルの編集履歴を確認したいときは、ファイルの「・・・」をクリックして、「プロパティ」メニューをクリックします。

(14)ファイルのプロパティページで、編集履歴を確認できます(このページからチェックアウト、チェックインすることも可能)。

「閉じる」ボタンをクリックすると、ファイル一覧のページに戻ります。