進まない年末調整のデジタル化、阻む原因は管理部門ではなく従業員に？

朝晩に冷え込む日も徐々に増えてきた。毎年この時期になると、年末調整の提出に追われる会社員も多いだろう。毎年記入しているはずの見慣れた書式ではあるが、提出すべき書類や記入事項が一向に覚えられない。結果として、毎年書類とにらめっこする羽目になる。

これと同時に、特に中小企業では管理部門の給与計算担当者の負担が課題になっている。弥生が実施した調査の結果によると、担当者が負担に感じる業務として「最新の法令の把握（34.7%）」が最も多く挙げられ、「従業員への各種申告書の配布・回収（30.6%）」が続いた。従業員からの問い合わせ対応や、書類の確認などが負担となっているという。

また、前年度（令和5年度）まで紙で年末調整の申告書を回収していた企業のうち、翌年からソフトを利用してPCやスマートフォンによる配布・回収を行う予定、または今後Web上での配布・回収を実施したいと答えた担当者は43.1%だった。

ところが驚くべきことに、「年末調整に関わる業務をデジタル化する際に、従業員の意識や行動が障壁となっている」と、弥生でマーケティングを担当する今田俊輔氏は話す。そこで、従業員がデジタル化に抵抗感を示す背景と、デジタル化がもたらす従業員のメリットについて今田氏に取材した。

• 弥生 ダイレクト・セールス&マーケティング本部 クラウド・サービス セールス&マーケティング部 セールス&グロースマネジメント 担当マネジャー 今田俊輔氏

なぜ従業員がデジタル化の障壁になってしまうのか

上記の弥生の調査では、令和5年分の年末調整について64.5%の担当者が「残業が増加した」と回答している。そのうち10時間以上増加したと答えた人は31.1%に達する。また、今年度は年末調整時にも定額減税（年調減税）の影響があるが、最も負担に感じる業務として「最新の法令の把握」が挙げられた通り、定額減税の具体的な影響を把握していると回答した人は全体の29.1%。残りの約7割は具体的には知らないと回答。

• 年末調整の時期は残業時間が増えるという（資料：弥生）

こうした状況から、年末調整業務のクラウド化やデジタル化に前向きな担当者は多いそうだ。しかし、その際に障壁となるのが従業員の意見だ。具体的には、PCやスマートフォンの操作に慣れていない、特に高齢の従業員などの影響があるという。また、場合によっては個人で使えるPCやメールアドレスを持っていない企業もある。

中には、ワークフローの変更に伴って、「デジタルツールの導入によって、従業員からの問い合わせが増えたら困る」と悩む担当者もいるとのことだ。

今田氏のユーザーインタビューの経験によると、福祉業界ではデジタルツール導入に慎重な姿勢が見られる場合があるという。業界の特性なのかもしれないが、ハンディキャップを持つ人や作業が苦手な人に合わせるべきだとする意見もあることから、ツール導入が見送られる傾向があるようだ。