エイトレッドは7月31日、ワークフローシステムを導入しておりリプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者を対象に実施した、ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査結果を発表した。これによると、リプレイス先選びで重視している点では「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」が最多だった。

同調査は同社が7月5日～8日にかけて、ワークフローシステムを導入しておりリプレイスを検討している、情報システム、総務、DX(デジタル・トランスフォーメーション)推進担当者を対象に実施したものであり、有効回答者数は110人。

  • 調査結果の概要 出典: エイトレッド

リプレイスを検討している理由

現在使用中のワークフローシステムが導入からどのくらいの期間経過しているか尋ねると、「5年以上10年未満」が30.9%で最も多く、以下「3年以上5年未満」(27.3%)、「10年以上」(18.2%)が続く。

  • 使用中ワークフローシステムの導入期間 出典: エイトレッド

リプレイスを検討している理由を質問したところ、「機能面で課題を感じるから」が51.8%と最多であり、以下「基幹システムの入れ替えがあるから」(42.7%)、「使用中のシステムがEOS(販売終了)になったから」(33.6%)の順だった。

  • リプレイスの検討理由(複数回答) 出典: エイトレッド

リプレイスの検討理由として機能面での課題を挙げた回答者に対して、具体的に課題を感じている機能を聞くと、「操作性が良くない」が56.1%で最も多く、「書類の検索や管理が効率的でない」(47.4%)、「柔軟な連携ができない」(43.9%)が続く。

  • 課題を感じている機能(複数回答) 出典: エイトレッド

現在導入中のワークフローシステムに感じている課題では、「電子化しきれない申請書がある」(46.4%)、「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」(39.1%)、「システム開発が内製化されていないため、即時修正ができない」(33.6%)といった回答が多かった。

  • ワークフローシステムに感じている課題(複数回答) 出典: エイトレッド

リプレイスを進められていない理由

システムのリプレイスに向けた準備状況を尋ねたところ、計76.4%の回答者が準備を進めている半面、「まだ進めていないが、計画は立てている」(19.1%)や「全く進めていない」(1.8%)との回答もあった。

  • リプレイスに向けた準備状況 出典: エイトレッド

準備を進められていない回答者(合計で全体の20.7%)に対してその理由を聞くと、「予算/時間がないから」が43.5%、「期待通りのシステムになるか不安だから」が43.5%、「社内の合意形成が取れないから」が39.1%だった。

  • リプレイスを進められていない理由(複数回答) 出典: エイトレッド

リプレイス先選びにおいて重視すること

全回答者に、ワークフローシステムの選択時に苦労した点を質問したところ、「予算にあったシステムが見つからない」が57.3%で最も多く、「システムの数が多く、どれが最適なのか分からない」(42.7%)、「システムに関する知識が足りない」(42.7%)が続く。

  • ワークフローシステム選択時に苦労した点(複数回答) 出典: エイトレッド

同じく全員に、リプレイス先の選択時に重視する点を上位3点まで尋ねると、「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」が44.5%と最多であり、以下「メンテナンスコストが削減できるか」(39.1%)、「複雑な承認ルートも電子上で再現可能か」(35.5%)の順だった。

  • リプレイス先選択での重視点(上位3点まで) 出典: エイトレッド

今回の調査結果を受けて同社は、「ワークフローシステムのリプレイスを検討する裏側で、既存システムに対して抱えている課題も浮かび上がりました。操作性やペーパーレス化はもちろん、システム連携や書類検索といった機能面も重視する声が多く上がっています。自社にフィットするワークフローシステムへのリプレイスを実現することが、現状の課題解決だけでなくDX推進の加速にも大きく寄与すると言えるでしょう」とコメントしている。