事例で学ぶ、システムを社内に浸透させるカギ - ノーコード開発にグループウェア

新たに導入したシステムを、どのように社内に浸透させていくか。 DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進していく上で、これは成否を握るカギの一つになる。6月11日に開催されたサイボウズのイベント 「クラウドガーデン in 大阪」では、システムの社内浸透を実現した2つの事例講演が行われた。本稿では、これらの講演のポイントをお届けしよう。

kintoneの社内浸透を図るために実施した3つの策

大阪市に本社を置く北陽電機は、光を使った産業用センサーを提供するメーカーだ。同社では以前の営業システムが属人化していたこともあり、2023年3月、システムを一新するプロジェクトが開始された。新システムは、名刺管理システムの「Sansan」に、ノーコードツールの「kintone」、マーケティングオートメーションツールの「SATORI」を組み合わせたものだ。

kintoneにより、Sansanの名刺情報とSATORIのWeb回遊スコアを利用した顧客管理アプリケーションや活動履歴として日報を入力するアプリケーション、営業の訪問予定を管理するスケジュールアプリケーション、案件管理アプリケーションを作成した。そして、システム利用開始に向け、営業本部 販売促進課 小川達也氏が、各営業拠点に出向き、操作説明会を開催したという。

• 北陽電機が構築した新システムの構成（出典：北陽電機）

説明会について、小川氏は、「ユーザーから質問が出ることもなく、私が話して終わりといった感じでした」と振り返った。

• 北陽電機 営業本部 販売促進課 小川達也氏

システム稼働の1カ月後、社員に対してアンケート調査を行ったところ、「アプリがいっぱい立ち上がって何が何だかわからない」「アプリを並び替えて上位にもっていきたい」といった、システムに対する不満や改善要求が数多く寄せられたという。

そこで小川氏は、他社がどのようなアプリケーションを作成しているのかを知るため、サイボウズのユーザーイベント「kintone hive」に参加。そこで、他社の業務改善ノウハウを学び、社内で新たな3つの施策を実施して、システムの浸透を図ったという。

kintone勉強会を開催

1つ目は、kintone勉強会の開催だ。勉強会では「kintoneとは?」といった基本的な内容から、アプリケーションを作って自分たちの業務改善を行うところまで、計4回行った。

勉強会は一方的な説明ではなく、アプリケーションを作成するところまで落とし込んだ点が、社内浸透につながったという。現在では、各拠点から「こんなアプリケーションを作ってみたい」といった意見が寄せられるようになったとのことだ。

マニュアル動画を作成

2つ目の施策はマニュアル動画の作成だ。それまで、Wordでマニュアルを作成していたが、あまり見られていなかったという。動画は、従来のマニュアルよりも簡単な部分から作成し、よく使うアプリを上位に表示して発見しやすくするなど、アンケートで寄せられた要望や疑問に答える内容にした。

• 動画は遊び心を忘れないように心掛けたという（出典：北陽電機）

活動履歴の訪問数や商談数のランキング作成

3つ目は、活動履歴の訪問数や商談数のランキング化によるモチベーションアップだ。

「訪問数を1位143件、2位140件という形で表示すると、2位の人は1位の人を抜いてやろうというライバル意識が生まれ、がんばります。これは1位と2位に限った話ではなく、6位と7位で順位が逆転されると『明日は3件訪問しよう』など、営業のモチベーションアップにもつながったと思います」（小川氏）

• ランキングによるデータの見える化（出典：北陽電機）

このような施策を1年間続けた結果、4年間で100件程度だった案件管理の登録数が1年間で2,000件を超えるなど、システムの浸透に大きな効果をもたらした。