Google スプレッドシートにセルの変更をメールで通知する新機能

Googleはこのたび、「Google Workspace Updates: Stay up to date on important changes in your Google Sheets」において、Google スプレッドシートに対して「条件付き通知」と呼ばれる新機能を追加したとアナウンスした。この機能を利用すると、スプレッドシートの特定のセル範囲に対して条件を設定しておき、その条件が満たされた場合にメールで通知を受け取ることができる。

Google スプレッドシートに「条件付き通知」機能を追加　出典：Google Workspace Updates

共同作業のコミュニケーションを円滑にする

複数のメンバーでスプレッドシートを共有している場合、誰かがシートの特定の場所を編集した場合に、それを即座に知ることができたら便利に感じるケースがある。例えば、作業進捗を管理するシートで、各タスクのステータスが変更された場合、それがすぐにわかれば共同作業はより円滑に進められるだろう。

「条件付き通知」はそのようなときに便利な新機能である。この機能では、シート内の特定のセルや列、範囲に対して、セルの値が変更されたり、特定条件に一致したりした場合などに、その変更の内容や変更したユーザーなどの情報をメールで通知できる。通知先には、自分以外のユーザーのメールアドレスも追加できるため、チーム内で状況を共有したい場合などにも活用できる。

通知の条件は、範囲選択した上で、[ツール]→[条件付き通知]メニュー[ルールを追加]から設定可能。または、マウスの右クリックメニューから設定することもできる。