業務効率をアップするAcrobat ReaderとAdobe Scanによるモバイルデータ活用術

現代のビジネス現場では多くの業務がデジタル化されています。その例として、電子メールやオンライン会議ツールを使用したコミュニケーション、クラウドストレージやプロジェクト管理ツールを使ったファイルやタスク管理など、さまざまな業務が挙げられます。

こうした中、新社会人がデジタルツールを積極的に活用することは、ビジネスの世界における成功への近道です。

そこで、本稿ではアドビが無料で提供しているモバイルアプリ「Acrobat Reader」「Adobe Scan」を活用して、ビジネスの効率をアップするノウハウを紹介します。

モバイルでPDFを活用して「スピード」と「柔軟性」を手に入れる　- Acrobat Reader

PDFはアドビが開発した、世界中のビジネスの現場で使われる標準的な文書形式です。異なるデバイスや環境でも、レイアウトや書式が崩れることなく表示できる特徴があります。

ビジネス文書や報告書、プレゼンテーション資料、カタログ、マニュアルなど、その活用範囲は多岐にわたり、日々のビジネス業務においてPDFのドキュメントを見ない日は少ないでしょう。

そんなPDFの扱いには「Adobe Acrobat Reader」が不可欠です。「Adobe Acrobat Reader モバイル版」を利用すれば、外出先や移動中でも、PCを開かずに自分のスマートフォンやタブレットから、必要な文書にすぐにアクセスできます。そのため、場所にとらわれることなく、スピーディかつ柔軟な仕事環境を確保することができます。

スマートフォンやタブレットからPDFの閲覧・注釈追加などが可能に

「Acrobat Reader モバイル版」はPDFの閲覧だけでなく、注釈やマーキングの追加、フォームに情報を簡単に入力することができ、文書のレビュー確認などをスムーズに行えます。このモバイルアプリがあれば、上司やクライアントから急な変更や要望があっても、焦らずスマートに対応できるでしょう。

また、手元ですぐにドキュメントにアクセスできるため、リアルタイムでのコラボレーションが容易になり、コミュニケーションを促進できます。

現代のビジネス環境では、迅速な対応と柔軟な姿勢が求められます。モバイルアプリを活用してスピードと柔軟性を身につければ、キャリアを一段上に引き上げることができるでしょう。

• モバイルデバイスでPDFヘ注釈の追加、オリジナルの署名、データの共有などが行える

紙の資料はスキャナーアプリで作業効率アップ - Adobe Scan

ビジネスの現場では、営業資料やマニュアル、契約書、報告書、カタログ、名刺など、大量の紙の資料があふれています。

そのため、「あの資料をどこに保管したかわからない」「大量の紙の中から探すのが一苦労」「大事な資料を誤って捨ててしまったかもしれない」といった経験をした人も多いのではないでしょうか。

「Adobe Scan」を使えば、こうした課題を簡単にクリアできます。もう紙の書類をデスクに山積みしたり、資料を探すために貴重な時間を割いたりする必要はありません。

文書を撮影して高品質なPDFに変換してクラウドに保管する

「Adobe Scan」は、スマートフォンやタブレットで利用可能なスキャンアプリです。

街で見かけたチラシやポスター、ホワイトボードの内容などを、スマートフォンのカメラで撮影して保存するシーンは日常生活でも多いと思いますが、「Adobe Scan」で文書をスキャン（撮影）すると、高品質のAdobe PDFに変換して保存されます。

PDFデータとしてクラウドに保存することで、複数のデバイスからファイルにアクセスすること、必要な時に手元から相手にファイルを共有することが可能になります。

このアプリを使えば、プレゼン資料やカタログ、取引先の名刺など、仕事に必要な紙の資料をデジタル形式で管理し、整理することが可能になります。打合せで大量の資料を持ち歩く必要もなく、情報を見失う心配もありません。

• 「Adobe Scan」で文書を撮影すると、高品質なPDFファイルに変換される

カメラ撮影でテキストが自動でデジタル化

「Adobe Scan」にはもう一つ、便利な機能があります。OCR（光学式文字認識）機能を搭載しているので、取り込んだデータがテキストとして自動認識されます。デジタル化されたテキストは、コピー＆ペーストして他のドキュメントに再利用することが可能です。

例えば、必要な箇所を抜き出して自身の資料に保存したり、あるいはメールやチャットツールを使用してチームのメンバーに文書を送信してリアルタイムで情報を共有したりできます。

その他、メールアドレス、電話番号、URLなどをコピーして素早くアクセスするなど、自動化されたテキストを活用できるビジネスシーンは多いはずです。

さらに、スキャンした文書のテキストから検索機能を使うことで、目的の情報が見つけやすいほか、翻訳機能を使えば多言語も容易に読み取ることも可能です。

この機能を活用することで、テキストを入力し直す際に発生するミスのトラブルも軽減されるでしょう。

• カメラで撮影したデータをPDFに変換すると、自動的にテキストが認識される

モバイルでのデータ活用で情報整理力をアップしよう

さて、今回紹介したモバイルアプリを利用するにあたっては、「Adobe ID」（無料）を作成する必要があります。「Adobe ID」は、AppleやGoogleなどのアカウントかメールアドレスで作成できます。

• アプリを起動するとログイン画面になるので、手持ちのアカウントでログイン

情報社会において、「情報整理」術は重要なスキルであり、仕事を効率よくこなすためには欠かせません。新社会人にとってビジネスの現場は慣れないことの連続で、タスクやプロジェクトの締め切りなど乗り越えなければならないハードルに直面することも多いでしょう。

そんな中、「時間」は非常に重要であり、効率的な時間管理が成功への鍵となるはずです。身近なモバイルデバイスを活用して、少しでもビジネスの効率を上げてみてはいかがでしょうか。