TISインテックグループのインテックは3月7日、富山県とともに生成AIとマルチモーダルAIを活用して自治体職員の書類検索を効率化し、働き方改革を推進するための実証実験を2023年9月から2024年3月にかけて実施した結果を明らかにした。

  • 実証のイメージ

    実証のイメージ

実証の背景と内容

地方自治体は取り扱う業務が幅広く書類や資料も多岐に渡り、保存の形式や保管場所もバラバラの現状が課題となっていた。加えて、数年ごとの人事異動で引継ぎや業務知識習得の時間が確保しにくいことから、担当者の日々の業務負担が大きくなっているケースも少なくないという。

富山県の地域課題を解決する実証実験プロジェクトである2023年度の「Digi-PoC TOYAMA」においては、テーマの一つに「自治体職員の効率化・働き方改革推進」が設定され、インテックが採択。書式や保管方法が多岐にわたる自治体業務の書類をAIによってデータ化し、スピーディに利活用することで複雑化する自治体の業務改善を狙った。

今回の実証実験では富山県の検証対象部門の職員も協力し、DX（デジタルトランスフォーメーション）による業務改革を実現するためのユースケースを設定した。業務書類について、書類のデータ化、書類検索、データ活用の3点を検証した。

2024年1月末時点までの成果

書類のデータ化について、業務効率化のためのユースケースを選定し、対象となる書類がデータ化できることを検証した。また、書類検索においては2つのユースケースでデータ化した書類資料から目的の情報が検索できることを確認。データ活用では公式YouTubeチャンネルのお知らせ用シナリオを作成した。

  • ユースケースの例

    ユースケースの例

データ検索に関して、約97%の割合で妥当なファイルを検索できたという。その内訳は、1回の検索で回答を得たものが61.3%、複数回の検索で得たものが35.5%。利用者に特別なスキルが無くても、回答がわかりやすく結果の合否を判別しやすい点が高い評価を得たようだ。今後は紙文書スキャンデータの要約の利用など、副次的な効果も期待できるという。

データ利用では、約86%の割合で利用できるシナリオを作成できた。シナリオ検討や作成時間の大幅削減に加えて、複数パターンを作成し選択するなど、利用者の負担の軽減につながった。また、他部門への汎用的な展開への期待でも高い評価が得られている。今後はシナリオ作成時の設定事項の運用を見直すことで、より統一感のある質の高いシナリオが期待できるとしている。