その出張は本当に必要? コンカーが再定義する「出張の在り方」とは

コンカーは2月13日、ポストコロナにおける出張の在り方を再定義する「ニューノーマルトラベル構想」を発表した。併せて、JTBビジネストラベルソリューションズ(JTB-CWT)の国内出張ポータルサービス「B+PLUS」との連携により、国内出張管理プロセスの効率化とガバナンス向上を実現する新サービス「JTB-CWT Trip Link」を開始することも発表した。

ニューノーマルトラベル構想はコンカーのクラウドサービスを活用して、テレワークの促進や従業員の安全管理、環境配慮を実現する取り組みのこと。

まずは、コロナ禍で進んだオンライン会議を促進する。「出張ありきで物事を考えるのではなく、『必要性』を再考し出張を精査する必要がある」と、コンカー代表取締役社長の三村真宗氏は述べた。

コンカー代表取締役社長三村真宗氏

具体的には、オンライン会議促進のための社内ルールを整備し、出張申請・承認機能「Concur Request」を利用して出張稟議プロセスに組み込む。出張の目的に応じてオンライン会議を促すメッセージを自動表示できるようにする。

出張の目的に応じてオンライン会議を促すメッセージを自動表示

そして、社員の安全管理の観点では、情勢の急変や疫病流行などに対応する。出張計画中にリスクを自動でチェックし、出張中の従業員の不安要素排除に向けた支援を行う。具体的には、「この地域は現在危険が予想されます」といったアラートを表示し、パートナー企業の電話相談や現地医療情報サービスなどを活用した支援を行う。

リスクの自動チェック

環境配慮としては、移動で発生する二酸化炭素(CO2)を自動で測定する。従業員単位で可視化し、自分ごと化することによって環境に配慮した行動変容を促す。また、さらなる行動変容を促す仕組みとして、グリーンパートナーである「推奨ホテル(環境にやさしい取り組みをしているホテル)」を選びやすいよう、優先表示したり、カーボンオフセット情報を表示したりする。

アクションを促進させる仕組み

カーボンオフセット情報で出張者の意識醸成を促す

コンカーが海外出張の多い日本企業に勤務する正社員600人を対象に実施した調査結果によると、51%が「出張における意図的な不正が発生したことがある」と回答し、中でもカラ出張(旅費の横領)が発生している可能性があると答えたのは62%だった。

出張管理における現状と課題出典:コンカー

また、75%が出張についてコスト削減の余地があると回答し、出張ではコストが十分に最適化されていないことが分かった。さらに、出張の手配や精算が面倒だと回答したのは、管理職が76%、出張者が63%で、出張には業務効率化の余地がありそうだと同社はみている。

新サービスのJTB-CWT Trip Linkでは、経費精算システム「SAP Concur」に分散しがちであった国内出張情報を統合することで、国内出張管理プロセスの効率化とガバナンス向上を実現する。

具体的に、JTB-CWT Trip Linkでは、旅程の詳細を確認しながら出張精算が可能になり、国内出張に関するデータをコンカーのBIで分析して管理者がその結果を確認したり、これを有事の際にも活用し、危機管理業務をサポートしたりできる。また、スマホアプリで旅程管理ができ、通知などのアプリ機能を利用することで出張者の利便性も向上できる。