データ活用のシーンが増えるにつれて、メールの利用頻度も上がり、メールボックスの容量も増えている。これに伴い、メールを削除する機会も減り、メールがたまる一方の人も多いのではないだろうか。

例えば、Gmailなら、Google ドライブとGoogle フォトで強要することにはなるが、無料でも15GBの保存容量がある。Gmailはめったなことでダウンしないが、それでも100％トラブルが発生しないとは限らない。また、自身の誤操作で必要なメールまで削除してしまう可能性もある。

そこで、本稿では万が一の時の備えとして、Gmailのバックアップ方法を紹介しよう。

ダウンロードする

最も基本的な方法は、メッセージをダウンロードすることだ。その手順は以下の通りだ。

（1）Google アカウントにログインする。ログインは、Google Chrome右上のユーザーアイコンから、[Google アカウントを管理]を選択すればよい。

（2）[Google アカウント]のページから、[データとプライバシー]を選択し、さらに、[データとプライバシーのオプション]－[ご利用のアプリ、サービスのデータ]のページを開く。

  • [Google アカウント]-[データとプライバシー]の画面

（3）続いて、[データのダウンロード、削除]から、[データをダウンロード]を選択する。次に表示された[Google データ エクスポート]で、[メール]を選択する。この時、エクスポートするラベルを選択する。

ダウンロードするデータとしては、以下が含まれる。

  • メールの本文
  • メールのヘッダー
  • 添付ファイル
  • 受信トレイのメッセージ
  • 未読メール
  • 送信済みメール
  • スター付きメール
  • 下書きメッセージ
  • 重要マークが付いたメール
  • [ゴミ箱] にあるメール
  • [迷惑メール] にあるメール
  • アーカイブしたメール
  • ユーザーが保存した返信テンプレート
  • ミュートしたメール
  • ユーザー設定
  • メール署名
  • 不在通知メッセージと件名
  • 送信に使用した別のアドレス
  • その他のアカウントのアドレス
  • 転送先アドレス
  • フィルタ
  • ブロック中のアドレス
  • スヌーズしたメールの終了時間

(4)次に、ファイル形式、エクスポート回数、エクスポート先を選択する。ファイル形式は、zipとtgzから選択できる。ファイルサイズに指定したサイズを超えると、複数のファイルに分割される。

  • [Google データ エクスポート]の画面

別なメールクライアントに同期する

Gmailは、Microsoft Outlook、Thunderbirdなど、他のメールクライアントと同期することができる。つまり、1つのメールボックスを2つのメールクライアントで共有することになる。

例えば、Microsoft Outlookと同期する方法は次の通りだ。

（1）Gmail側で、[設定]-[メール転送と POP/IMAP]のページで、[IMAP を有効にする] をオンにし、変更を保存する。

（2）次に、Outlook側で、[設定]-[アカウント設定]を選択する。[アカウント設定] の画面が開いたら、[新規] を選択して、Gmailのアドレスを入力して、[接続]をクリックして、パスワードを入力する。すると、アカウントが追加される。、

なお、Googleは、 アカウントが一時的にロックされるのを避けるために、IMAP経由のダウンロードは1日当たり2,500MB、アップロードは1日当たり500MBを超えないことを推奨している。

別なメールアドレスに転送する

メールを同期するのではなく、別なアドレスに転送することで、バックアップとすることも可能だ。

その場合、[設定]- [転送と POP/IMP] の画面を開く。この画面の[転送]で、転送先アドレスを追加する。フィルタを作成して、特定条件のメールのみ転送することもできる。

すべてのメールを自動転送する場合、転送先として指定できるのは1つのアカウントのみとなっている。