メールを送信したら、誰しもできる限り早く返信が欲しいもの。しかし、場合によっては、待てども待てども返信がないことがある。送信相手が取引先などの場合、「なぜ、返信をくれないのでしょう」などとは聞きづらい。

メールの返信がこない場合、もしかして、送ったメールに何かしらの問題があったのかもしれない。EmailAnalyticsが公式ブログ「How to Get Someone to Respond to Your Email: 11 Tricks That Work」で、メールの返信をもらうための秘訣を説明しているので、そのポイントを紹介しよう。

最適なタイミングで送信する

メールの送信相手は人間なので、24時間いつでも返事を書いてくれるわけではない。送信相手が返事をくれそうな時間を狙って、メールを送ることが大事だ。

ちなみに、販促メールに関するYeswareの調査によると、電子メールを送信するのに最適な時間は午後1時で、アクティビティが急増するのは午前10時頃だという。そして、午後8時から午前7時頃まで、メールの送信率はほぼゼロとのことだ。

また、オンラインで入手可能なさまざまな研究結果を統合したCoScheduleの調査によると、メールの送信に最適な時間は、午前10時から午前11時の間だということがわかったという。

  • オンラインのデータからは、午前10時から午前11時の間が販促メールの送信に適していることがわかったという　資料：CoSchedule

複数の人に送る

メールには、本来の送信先の「TO」に加えて、参考までの送信先の「CC」、他の送信者に送信したことを知られずに送信するための宛先「BCC」がある。

この「CC」を利用して、「あなた以外の人にもこのメールを送りました」ということを周知することで、返信をもらいやすくなるかもしれない。例えば、ccに上司が含まれていたら、「速く返信して、自分の評価をよくしたい」と思う人もいるだろう。

感情を呼び起こす

一般に、感情は行動を促すもの。したがって、メールに返信してもらいたい時も、感情を呼び起こすことを考えるとよいという。感情を呼び起こすことができれば、注目を集めて、反応も得られる。

送信相手を「ワクワクさせる」「驚かせる」「少し怒らせる」など、何らかの感情が湧くような内容のメールを書いてみるといいかもしれない。

特定の行動を促すフレーズで終了する

メールの返信が欲しい場合、その必要性を明らかにする必要がある。そして、「水曜日までに連絡してください」といったように、必要としている応答の種類をできるだけ簡潔に説明するとよいという。

メールのマナーを守る

返信をもらう上では、以下のような電子メールのお作法を守ることも大切だ。

  • 簡潔に：1通のメールに複数の質問を行わずに、伝えたいことだけ書く
  • 容易に：難しい語彙や言い回しを使わずに、わかりやすい内容を心掛ける
  • 返信しやすくする：何に対して返信すべきかを明らかにしないと、メールの受信者は返信が書きづらい。メールの終わりに、質問をするなど、工夫する
  • 校正する：字や文法の誤りが多いメールは、返信が届く可能性を低下させ、評判を落とす可能性もあるという