押印が必要な書類に未来の心地よいワークフローを夢想する

先日、新たな紙書類を含むフローに遭遇した。ひさしぶりに遭遇するフローであったためにやはり、ほぼまる1日が費やされた。あまり慣れていない押印が必要な紙書類と書類PDFを回さなければならいフローだが、印鑑の種類や締切りの設定など、先方からの依頼要請も不明瞭でこのようなことも調べながらになるため時間がかかる。

                      |ー承認システムーライン承認
押印と付随する枝フロー|ー原本書類ーハンコの種類ーPDFスキャニングー提出場所情報
                      |ー電話ー内線番号情報ーマニュアル詮索
                      |ーetc.

紙の提出フローでは、別フロアのリアルな場所を探さなければならない。システムのオンライン化が進んでいる昨今、リアル位置情報が必要になるとは、不意打ちだった。どこだ、フロアの地図は？場所が頻繁に変わる組織では、"記憶"という名の機能が幾重にも塗り替えられる。が、まあこれは探せる。

提出物には、内線番号が必要になる。比較的最近になって入手した内線番号・・・端末には記載が無い。電話でメインで使うソフトウエアを探しても無い。チャットボットで自身の内線番号の探し方をあさってみたが出て来ない、マニュアルもあたったが同様だ。他人の番号は探せるのだが、手元の自身の番号にたどり着かない。

再度、マニュアルを念入りに読み直す。電話として使う分には特に必須では無いログインが必要なサイトがフローから離れて設置してある。そんなところに居たか。懐かしの「ウォーリーをさがせ!」(Where's Wally?)状態である。そんなにも隠れる必要は無いのだが...端末からたどり着けないのには、セキュリティ上の意味合いがあるのかもしれないが、結構な時間が掛かる。 申請に必要な情報を揃えて、承認フローの土台に乗せるが裏面の添付が無いと申請が却下されてしまったため再度、原本裏面の数行の文字をスキャンしなければならない羽目になるが、ここで問題が生じる。

原本は提出済みであるため裏面のスキャンを撮ることができない。

フローには原本差し戻しの分岐が予定されていない。いったいどこに原本はあるのか・・・幸いある時期から徹底記録を旨としてきた筆者は、編集者個人が記入主体となるもの以外は、常に原本を撮影するよう心がけていたため保存データをもとに再申請はできたのだが、その慣習がなければ例外フローはそのまま放置期間が右往左往していたのではないだろうか。テレワーク時では、なおさらだ。物理移動が伴う原本のやりとりは、紛失リスクが付きまとうため少ないほうが良いが、重要な物理的書類にはRFIDソリューションも検討できるだろう。電子化していない文書にRFID専用ラベルを貼ることで物理的情報の管理が可能になる。