Sansanが8月17日に発表した調査結果によると、注文書・発注書業務に関する課題が浮き彫りになった。紙とデータの両方を管理する必要があり煩雑になっていることや、注文書・発注書の量が多くて処理が大変との声が多く上がっているという。

  • 取扱件数が最も多い注文書・発注書の形式

同調査は同社が全国の20歳～69歳の、月に1回以上注文書の受領・受注処理・保管管理・管理監督を行っており法人からの注文書を取り扱っている男女正社員を対象に実施したもので、有効回答者数は1071人。

会社全体の注文書・発注書の受領・保管数を尋ねると、卸・商社、運輸・倉庫・物流、製造・メーカーの各業界で多い傾向があり、これらの業界では10,001本以上という回答が10%前後を占める。

取り扱う注文書・発注書で最も多い形式を尋ねたところ、メール添付が最も多く、以下FAXと郵送が続く。業界別に見ると、建設・不動産では郵送、卸・商社と小売ではFAXが多い。一方、IT・情報通信ではメール添付が多かった。

  • 受領した注文書・発注書の管理方式

また注文書・発注書の管理方法は、どの業界でも「データ化されているものと紙が混在している」との回答が多い。業界別では、特に建設・不動産で紙での管理が多く、IT・情報通信ではデータ化して管理が多い傾向がある。

  • 注文書・発注書業務に感じる課題

注文書・発注書業務に関する課題を聞くと、「紙とデータ、両方を管理する必要があり煩雑になっている」や「注文書・発注書の量が多くて処理が大変」との回答が多かった。また、自由回答での記述では、紙ならではの課題感や、担当者への業務負担に関する課題が挙がっていたという。

今回の調査結果を受けて同社は、紙とデータの両方を管理することによる煩雑さや、書類が多く処理が大変なこと、業務の属人化が挙がっており、書類の一元管理を始めとする業務の効率化が必要だと指摘している。