やることが多過ぎる！？原因は「作業の流れの頻繁な切り替え」

Feeling Overwhelmed? Here's the Counterintuitive Cure, According to a Time Management ExpertIt might feel like you have too much to do. Context switching could be the real culprit.

タイムマネジメントのプロによると、やることが多いと思っている場合は仕事そのものではないところで疲れていることが多いという。Inc.comがタイムマネジメントの専門家のアドバイスを、「Feeling Overwhelmed? Here's the Counterintuitive Cure, According to a Time Management Expert」という記事で紹介している。ゴールデンウイークが終了、せっかく充電して仕事に戻ったのに、すでにやることが多すぎて途方に暮れているというあなた、是非とも参考にされたい。

あれも、これもやらなければならないーーそういう状態について、タイムマネジメントのコーチAnna Dearmon Kornick氏は、本当に重要な仕事がたくさんあることは少ないという。圧倒されているとすれば、作業のために流れが頻繁に切り替わるからだと分析する。

仕事をやるときを思い出してみよう。やるべきことに入る前に色々な準備がある。PC上に作業環境を整えるなど(アプリケーションを開いたり、必要な資料にアクセスしたり)物理的な準備の他、あなたの頭の中でも準備が進む。新たに始まる作業であれば、作業の目的や上司や同僚からの指示の内容、締め切りを思い出す、といったことだ。途中までやっているものを再開するときは、前回までの振り返りが頭の中で進行している。この部分こそ、疲れの大きな原因とみる。

「流れの切り替えが頻繁に起こることで、とてもできそうにないという気分を招いている」とKornick氏はInc.comに語っている。

流れの切り替えはあなたの脳を疲れさせているだけではない。なかなか仕事に集中できず、何もできないという焦りを招く。進んでいるという実感が得られないため、イライラが募り始める。不必要に自己嫌悪を感じたり、自分は能力がないと感じてしまう。1つのタスクに集中しようと思っても、ミーティングが入ったり、顧客からの急な問い合わせに応じなければならないなどの"割り込み"が入るからだ。Kornick氏は、「チームで作業する場合、時間は（自分の意のままに使うことができるリソースではなく）共有リソースになる」と述べ以下の3つのアドバイスをしている。

1.プロジェクトを視覚化する
まずはやるべきことを視覚化する。紙に自分が抱えているものを書き出してみよう。またそれぞれの作業について、現状、いつまでに終わらせなければならないのか、どのぐらいの作業量になりそうかなどもメモする。仕事だけでなく、通院など私生活の重要なことも書いてみよう。どこにどのぐらいの時間の枠があるのか見えてくる。この時点で、漠然とした不安が消えるはずだ。

2.ランクをつける
次は、それぞれの作業の重要度を考えよう。やったほうがいいものなのか、やらなければならないものなのか。人に任せることができるのか、自分でなければできないのか。

3.理想の週間スケジュールを組む
1週間の理想のスケジュールはどんなものか、設計してみよう。完璧なものを作る必要はない。スケジュールを組みながら、時間の使い方を整理するのが目的だ。
この時に、毎朝のルーティンなど締め切りに関係のないものを埋める。次に、ミーティング、訪問などその週にやらなければならないことを埋める。

Kornick氏によると、人が本当に集中できるのは1日4時間程度。それを過ぎると疲労を感じ始めるそうだ。大体の場合、午前中に2時間、午後に2時間、深い集中モードで働くのがバランス的に良さそうだ。

記事に限らずITツールが普及することによって、大きく混乱が起きるケースを最近よく耳にするが、新規ツール導入や小口の会議が増加すると、その都度に準備や付随するフローが発生する。これが闇雲に多くなりすぎると、計画も破綻する。そもそも、あまり意味のない"流れの切り替え"ポイントを作り出す行為を増加させていないか？本当に必要なのか？範囲は適切なのか？を勘案したいところだ。

いったん加えると導入したID/パスワード管理はもちろん、脆弱性などへの対応フロー、置き換えた古いツールの消去作業やIT資産の棚卸など、考慮しておかなければならないことも出てくる。責任の不明確な出発が、時代遅れになっても形式的に続いてしまうことの弊害は、至るところで垣間見える。会議を増加させる場合にも、占有時間による生産性の低下を考えなければならないし、安易な"切り替えポイントの追加"は、業務負担の増加にもつながる。始める時には、適切な範囲の設定と共に終わりのことも考慮しなければならない。

ビジネスチャットツールによる割り込みも中断を生み出すという意味では工夫が必要になる。100人規模の範囲で各人が平均1時間に1回発信するような環境だと、1分間に1回以上はビジネスチャットからメッセージが届く環境ということになる。300人では、その3倍だ。20秒に1回はメッセージが届き、600人では10秒に1回。ものごとには上限がある。"リアルタイム"にすべて読んでいたのでは、仕事にならない人が大半だろう。

スマートな方法はないものか？調べてみるとSlackの場合、メッセージフィールドに/(スラッシュ)以降で入力する組み込みのスラッシュコマンドにDo not Disturbコマンドがある。/dnd [時間設定]でおやすみモードを開始、終了を制御できる。30分間の通知停止をしたい場合には