やっても続かない？うまくいかない？シンプルにすぐにできる6つ

11 Best Productivity Hacks to Crush It in 2021

効率よく仕事をするための方法はたくさんあるが、やってみても続かない、うまくいかないということもあるかもしれない。タスク管理ツール「nTask」の公式ブログで、「11 Best Productivity Hacks to Crush It in 2021」として11の方法を紹介している。小さなハードルも停滞するとストレスになり、クリアすると心地よい。ここでは、なかでもすぐに実践できそうな6つを紹介しよう。

1.メール退治
生産性の最大の敵がメールという人、多いのではないか？　McKinsey Global Instituteの調査では、平均の労働者は労働時間の20％をメールの返信などの管理に費やしているという。記事では管理法の1つとして、フィルタリング機能を使って特定の言葉が入ったメールを1つのフォルダに集約させることを提案している。どのキーワードを選択するのかは人によって異なるだろうが、うまく選び出せれば手軽に効果の大きなな自動化を実践できる。

2.テーマを決める
複数のプロジェクトに関与している、タスクが一様ではないという場合、特定の日や時間に似た作業を集約させるといいかもしれない。記事ではTwitterとSquare、2つの企業のCEOを務めるJack Dorsey氏のやり方を紹介。CEOともなれば責任も大きく、気を抜いてやれない仕事ばかりだろう。それを2社で務めているDorsey氏の場合、月曜日は企業の経営とマネジメント、火曜日は製品、水曜日はマーケティング...といった具合に、特定の曜日にする作業を決めておくのだそう。"曜日"もタスクの分類方法にしてまおうということだ。

3.断る
"来る者は拒まず"はスタンスの1つかもしれない。だが優先順位をつけて管理をしないと、仕事に埋もれかねない。頼まれても安請け合いせずに、考えよう。重要かどうかを判断するために、あなたのキャリアに役に立つのか、スキルアップの機会になるのか、人脈につながりそうかなどの評価ポイントを持っておくといいだろう。

4.ポモドーロ・テクニック(Pomodoro Technique) ポモドーロ（Pomodoro）とはトマトをさすイタリア語。ポモドーロ・テクニックとは、イタリアで考案された、フォーカス方法でトマトの形をしたキッチンタイマーを使ったことから生まれたのだそうだ（Wikipediaを参照：https://ja.wikipedia.org/wiki/ポモドーロ・テクニック）。25分を1セットとし、タスクを決めて25分のタイマーを設定するだけ。その後休憩して、また次の25分を繰り返す。

5.先延ばし
先延ばしというとネガティブに聞こえるかもしれない。だが、ポジティブに先延ばし心理を使うことはいい効果があるという。記事では、2～3のタスクを平行させ、そのうちのどれかを先延ばしすることで、一気に集中できるとアドバイスしている。リスクを伴うので、先延ばして一気にやることに向いたタスク（できれば重要度が低いもの）で使うことをおすすめする。

6.ToDoリスト
ToDoリストをあなどることなかれ。うまく使えば集中力ややる気に良い効果がある。

ポモドーロ・テクニック(Pomodoro Technique)はタスク実行を意識的に25分の"集中"と5分程度の"休息"に分けてサイクルを回す手法で、nTaskを含め時間を計測できるツールやアプリでも実践できるが、非常にシンプルなので、まずはスマホやデスクトップのタイマーアプリを使って試してみるのが良さそうだ。集中力は25分が限界とする開発者フランチェスコ・シリロ氏の公式書籍「どんな仕事も「25分+5分」で結果が出るポモドーロ・テクニック入門」(CCCメディアハウス)も発刊されている。

ポモドーロ・テクニックでは25分の間にインターラプト(割り込み)が入ると振り出しに戻り、再度"集中"から始めなくてはならない。隣人が度を超えたおしゃべりだったりすると毎回やりなおしになってしまう。シンプルだがストイックな"集中"が求められるのだ。25分という短い時間にタスクを実践するにはショートカットを存分に活用するととても短い時間だが圧縮できる。頻繁に使うツールはWeb検索などでショートカットキーを探し出し、意識的に使うようにしよう。1日何十回も使うツールの場合、1週間もすれば嫌でも覚えられる。Windowsの場合、[Win]キー＋[R]キーで呼び出される「ファイル名を指定して実行」も重宝する。

いくつかの方法があるが筆者の場合、画面のスクリーンショットを撮るときは"snippingtool"でSnippingtoolを立ち上げる。スクリーンショットを加工したい場合はコピーボタンを押して、再度[Win]キー＋[R]キーから"pbrush"や"mspaint"でペイントを起動して[Ctrl]＋[v]で貼り付けて加工する。ToDoリストを作るにもいろいろな方法があるが、OneNoteを立ち上げるなら[Win]キー＋[R]キーで"onenote"で立ち上がる。