神戸市は、教育委員会における職員の給与支給業務の効率化に向けた研究活動を行い、8月26日、その成果を発表した。IT系スタートアップ企業のHoneycomeと、モンスター・ラボ、神戸市内で働きながら子育てできる両立支援拠点を運営するママスクエアと協働し、給与システムおよび届出システムを開発。神戸市が取り組む「Urban Innovation KOBE」の2019年度上期事業として取り組んだ。

研究成果によると、ワークライフバランスの推進が可能になり、年間5000時間を超える在宅勤務化を実現できるほか、6,000時間以上の業務削減、今後5年間で4億円超の費用削減を実現することができるという。

神戸市教育委員会教職員課給与支給係長の大浦富男氏は、「業務の効率化と並行して、ワークライフバランスの推進につながる機能を検討し、実装した点も特徴である」とした。

  • 神戸市の記者発表。左が神戸市教育委員会教職員課給与支給係長の大浦富男氏

今年度中にシステムを実戦投入し、来年度に本格導入を目指す。

神戸市教育委員会では、給与支給において、職員が紙の書類を提出し、給与支給部署の担当者が届いた紙書類を、1枚1枚点検して手当の金額を決定している。また、給与システムで計算した給与データは、誤りを点検する際に、出力したデータをPCでエクセルを使い、人が手作業で行っている。

今回の研究活動の成果物として開発した「給与システム/届出システム」は、届出から手当の決定までをインターネット上でシステム化し、紙書類であった給与関係の届出を電子申請化。書類の受付および入力などの業務を削減した。また、在宅からの作業などにより、時間と場所を選ばずにシステムを操作できるようにしたことに伴い、届出の提出件数や処理状況を、BIツールを活用して可視化した。

さらに、手作業で行っていた手当決定作業や給与データの点検作業を、電子申請化した届出データの活用によって、ダイレクトにRPAやAIで処理することにより、業務を自動化。業務の効率化とこれらの機能の実装により、ワークライフバランスの推進につなげることができるという。

  • 手当の申請はすべて紙で行われていた

インターネットを通じた操作の実現による在宅勤務の促進、業務の中断や他者への引き継ぎが可能なワークシェア機能の導入、徹底的なマニュアル化の推進により、作業画面上にマニュアルを表示できるようにしたほか、実務に即した機能の実装による業務削減効果や、AIとBIツールを活用することで、作業者の省力化と作業の精度向上の両立も達成しているという。

5年間の費用削減効果は、給与システムで2億3000万円以上、届出システムでは、1億8000万円以上を想定。各種手当の決定事務の効率化では、通勤手当業務では年間1953時間、住居手当業務では年間1148時間をそれぞれ削減。給与システムの刷新では、年間1364時間の業務削減効果があり、届出システムの構築やワークライフバランスの推進では、業務削減で年間1762時間の効果、在宅勤務時間で年間5177時間を増加させることができるという。

  • 費用削減効果

今回の協働研究では、神戸市が研究を総括し、モンスター・ラボが2018年度下期に、RPAである手当計算ロボットを開発し、Honeycomeが2019年度上期に給与システムおよび届出システムを開発。ママスクエアが働き方改革や、働きやすさに関する助言と評価を行った。

  • 費用削減効果

モンスター・ラボ RPA事業部の押田光雄氏は、「コンピュータの進化が人の仕事を奪うというように言われるが、RPAは人の代わりに仕事をしてくれるものであり、個人の業務を効率化する。今回のプロジェクトは、むしろ働く機会を増やすことにつながっている。RPAが豊かな社会を実現することになる」とコメント。

Honeycome代表取締役の大和毅氏は、「給与や届出に関して、毎月、大変な業務を行っていることを知り、最優先プロジェクトとして取り組んだ。コンヒュータが人の代わりに仕事を行い、生産性をあげることでコスト削減につながることを目指した。新型コロナウイルスや、水害をはじめとする災害によって、リモートで仕事がする環境が求められている。その点でも貢献できるだろう」とした。

今後の取り組みについては、神戸市教育委員会教職員課とスタートアップ企業が、給与システムおよび届出システムの共同開発を続け、今年度中にテストを兼ねて実戦に投入。さらに、情報セキュリティや給与の各規定の細部の確認、2021年度の予算化を目指した調整を進め、2021年度の本格導入を目指す。システムやアプリの調達においては、Urban Innovation KOBEにより、神戸市が随意契約できる制度を活用する。

  • 今後のスケジュール

なお、Urban Innovation KOBEは、神戸市がスタートアップ企業と協働しながら、地域課題の解決に取り組むプロジェクトであり、全国初の取り組みとして、2018年からスタート。「柔軟な発想や優れた技術力を持つスタートアップと、社会や行政の課題を詳しく知る市職員が協働して、最適な解決手法を見出し、サービスの構築および実証を目指す」（神戸市広報官の多名部重則氏）という。

これまでに自治体が持つ39件の課題に対して、企業から190件以上の応募があり、課題の解決率は77%、調達に至った課題は40%以上、継続利用率は66%に達している。2019年度下期からは、Urban Innovation JAPANとして、愛知県豊橋市、愛知県名古屋市、静岡県藤枝市も参画。自治体とスタートアップ企業をマッチングして、日本全国の課題を解決する取り組みに発展している。