バーチャル株主総会の法的整理と運営の実際(3) - 実務上の留意点

ブイキューブとアステリアは4月15日、バーチャル株主総会において、「報告聴講」「質問」「議決権行使」を両社が協業してワンストップで実現すると発表したが、6月の株主総会集中期を前に、4月22日、バーチャル株主総会における法令解釈のポイントと実際の開催における注意ポイントを解説するオンラインセミナーを開催した。

バーチャル株主総会の法的整理と運営の実際(1) - 法令解釈のポイント
 バーチャル株主総会の法的整理と運営の実際(2) - 実現システム

バーチャル株主総会における実務上の留意点

三菱UFJ信託銀行法人コンサルティング部株主戦略コンサルティング室コンサルティンググループ佐久間大輔氏

セミナーでは実務上の留意点について、三菱UFJ信託銀行法人コンサルティング部株主戦略コンサルティング室コンサルティンググループ佐久間大輔氏が解説した。

株主から見た場合のバーチャル株主総会（参加型）に関する一連の流れとしては、招集通知を受け取って、テストサイトで動画視聴のテストを行い、当日視聴という流れになるという。

バーチャル株主総会（参加型）に関する一連の流れ

「テストサイトを用意しないと、当日、視聴できなかったというトラブルも考えられる。テストサイトの設置は重要になる」(佐久間氏)

バーチャル株主総会（参加型）のメリットとしては、開かれた株主総会をアピールできる、株主の新型コロナウイルス感染リスクの低減、先進的な企業イメージの醸成、遠地株主の株主総会参加・傍聴機会拡大などがあるが、デメリットとしては、追加コストの発生、株主総会模様を二次利用される可能性などがあるという。

バーチャル株主総会（参加型）のメリットデメリット

主催者側の準備としては、事前の会場確認、サービス提供者との契約締結契約締結、資料準備、インフラ構築、会場設置があるが、会場のインフラ環境、招集通知／議長シナリオの作成のところがポイントになるという。

バーチャル株主総会（参加型）の作業スケジュール

会場のインフラは、専用の回線を利用することが前提となるが、予備の回線を準備することが重要になるという。

招集通知では、通信費が株主負担になるという注意事項、新型コロナウイルス感染によるリアル会場の利用不可の可能性などをの記載することがポイントだという。

議長シナリオでは、開会時に出席株主へのプライバシー配慮、ライブ配信視聴者への注意事項を説明することや、質疑応答時に発言内容がライブで音声配信されることを通知するなどが重要だという。

バーチャル株主総会（参加型）導入における留意ポイント（準備）

本番時には、ID・パスワードがわからないなどの問い合わせに対応する専用窓口の設置が、参加型の場合は質問はできないので、メッセージ投稿の機能を質問ではなく、メッセージと表現するなどの工夫、通信障害のなどのトラブルに備えて、関係部門との連絡方法、議長への伝達方法も決めておくとよいほか、オンデマンド配信を準備しておくとよいとした。