富士ゼロックスは3月9日、米DocuSignと日本企業初のグローバルパートナーシップを締結し、さまざまな契約書の署名や締結、保管までのプロセスを電子化する「電子署名クラウドサービス」を日本およびアジア・パシフィック地域において販売を開始した。

電子署名クラウドサービスは、契約書の署名や取引先との受け渡し、保管といった契約締結プロセスをクラウド上で完結するドキュサインのソリューションと、富士ゼロックスの紙と電子の文書管理環境の構築および導入に関するノウハウを融合した新しいサービスで企業間の契約締結プロセスの効率化を実現するという。

  • 紙契約書の運用・管理における課題

    紙契約書の運用・管理における課題

サービスの導入により、電子の契約書をクラウド上にアップロードし、双方の契約者が電子署名をすることで契約を締結できるという。また、クラウド上ですべての手順を完結するため、紙の契約書の受け渡しに必要だったリードタイムを短縮し、国や地域を問わず契約書の締結から保管までリアルタイムに対応する。

  • 電子署名クラウドサービスの利用イメージ

    電子署名クラウドサービスの利用イメージ

さらに、ユーザーによる電子契約書の操作ログを記録する機能により、電子契約プロセス全体の信頼性と安全性を確保することに加え、シンプルでわかりやすい操作性に対応したクラウド上のユーザーインターフェイスを備え、スムーズな導入と運用を可能とすることを特徴としている。

同サービスを活用した契約管理業務の電子化により、膨大な紙の契約書を保管するキャビネットや倉庫などのスペースに関する費用や、郵送費、収入印紙の購入費用を削減するほか、煩雑なペーパーワークにかかる物理的な作業工数を低減するとともに、紙の契約書を運用する際に発生する紛失・盗難・改ざんなどのリスクを低減するという。

加えて、すでに紙で保存し、同サービスでデジタル化できない契約書の管理については、富士ゼロックスの複合機やスキャンソリューションによって契約書を電子化し、さらには同社の文書管理クラウドサービス「Smart スマート Workstreamワークストリーム」と合わせて使うことで、紙と電子両方の契約書の一元的な管理を可能としている。