Dropboxにツールを1カ所に集約する「スマートワークスペース」

Dropbox Japanは11月5日、都内で9月末に米国のカンファレンスで発表されたスマートワークスペースに関する記者説明会を開催した。

同社が提唱するスマートワークスペースとはチームで扱う、すべてのコンテンツと使い慣れたツールを1カ所に集約した使いやすいデジタル環境を意味する。これにより、ユーザーは重要なコンテンツを容易に見つけられるという。

冒頭、Dropbox Japan 代表取締役社長の五十嵐光喜氏は「昨今ではテクノロジーが多様化し、『コンテンツの分散』『作業の中断』『連携が困難』という課題が存在する」と指摘。

Dropbox Japan 代表取締役社長の五十嵐光喜氏

同社の調査によると、コンテンツの分散ではナレッジワーカーが使用するアプリの平均数が9.39、常に同時に開いている業務関連のアプリ数が5～9、12カ月前の作業ファイルを5分以内に探すことができないと回答したナレッジワーカーの割合は26%に達している。

作業の中断に関しては、中断されずに作業を継続できる時間は11分、中断前の集中状態に戻るまでの所要時間が25分となっているほか、連携が困難な点に関しては過去20年における共同作業時間は50%増加している一方で、、付加価値の高いと感じる共同作業の割合が35%だという。

スマートワークスペースは「ファイルとクラウドコンテンツ」「Dropbox Space」「他のソリューションとのシームレスな連携」の3つの機能に大別される。

スマートワークスペースのイメージ

ファイルとクラウドコンテンツでは、Googleドキュメントや同スプレッドシート、同スライド、共同編集ツール「Dropbox Paper」などのクラウドコンテンツをDropbox内で作成・整理・共有可能なことに加え、重要なコンテンツをスターで強調することで、すべてのコンテンツを一括検索が可能。また、機械学習ベースのAIを活用し、画像ファイル(jpg、jpeg、png、gif)の内容で目的の画像を検索できる。

「ファイルとクラウドコンテンツ」の概要

Dropbox Spaceは、クラウド上で管理しているファイルやWebベースのドキュメントなど、管理しているファイルを1カ所に集約する統合ワークスペース環境を提供し、GoogleドキュメントやOffice 365のファイル、ローカルに格納されているファイルなどに対して、それらのアプリを立ち上げる必要がなく、すべて同じワークスペースからアクセスすることで、作業を可能としたDropboxの新しいUIだ。

「Dropbox Space」の概要

他のソリューションとの連携に関しては、SlackではチャンネルをDropboxのフォルダに連携できるようになり、チャンネル内のファイルが自動でDropboxに同期される。ZoomではDropboxから直接Zoomミーティングを開始できる機能を追加し、ミーティングが終了すると録画内容と書き起こしい文字が自動的にDropboxに保存され、両機能ともに来年初めごろに提供を予定している。

「他のソリューションとのシームレスな連携」の概要

五十嵐氏は「昭和の業務はタスクファーストだったが、現在ではEメールやチャットツールなどでやり取りを行うコミュニケーションファーストになっている。そのため、当然テクノロジーを活用するが、なにを達成するのか集中して議論し、製品を生み出すという環境が求められている。それが、Dropboxがスマートワークスペースで提供できるデジタルを活用した仕事環境だ。コミュニケーションありきのコンテンツではなく、やるべきことが先にあり、そこからコミュニケーションを派生させていく仕事のフローを実現していくためのスマートワークスペースとなる」と述べた。

一方、同日にはファイル転送サービス「Dropbox Transfer」も発表。同機能は大量の最終版ファイルをクライアントや社外に送信したいというニーズに応えたもの。単にファイルを送信したいという要望に対応し、送信砂金にはオリジナル版への変更権源や今後のアップデート版をダウンロードできるリンクは与えず「ファイルを渡すのみ」という使い方を可能としている。

「Dropbox Transfer」のイメージ

数クリックで最大100GBのファイルを送信することができ、ハードドライブやDropboxアカウントからファイルを選び、転送の作成のみと手順も容易となっている。パスワードを設定してファイルの保護も可能なことに加え、転送の有効期限を設定することで受信者にファイルのダウンロードを促すこともでき、転送のリンクは誰にでも送信可能なため相手がアカウントを持つ必要はなく、送信後は閲覧者の統計が表示され、転送リンクが何回アクセスされたのかを把握できるという。