保管義務が定められているアナログ文書の多くは、シンプルだが歴史の中で選りすぐられた機能的な様式を持ち、現在でも組織の中でテンプレートとして受け継がれている。口頭での契約と異なり書面で残された契約は、デジタルデータとして活用できる部分がある。

新明和ソフトテクノロジの「契約管理システム」はスキャニングなどで電子化した契約書をドラッグ＆ドロップで手軽に登録できる。キーワード、期間、全属性検索など豊富なパラメーターでの検索機能に加え、契約期限管理機能を搭載している。

たいていの場合、契約書には期限や期日などの時系列情報が記載されるが、契約が終了するとこれを更新するか否かを双方が合意しなければならない。事前の準備も必要になるだろう。「契約管理システム」は、契約満了日が近づくとメールで担当者や関係者にお知らせする「予告」機能、過ぎてしまった契約書の存在をお知らせする「警告」機能。膨大な契約書を保有する企業には有り難い機能だ。

今回、同社が発表したのはこの「契約管理システム」のkintone版にあたる。kintoneユーザーは、クラウド上での契約書の検索やステータス管理、ユーザー、部署事のアクセス権限や情報制御に加え、LINE WORKSによる契約期限のメッセージ自動配信も活用できるようになる。業務改善クラウドプラットフォームkintoneは、営業セールスから総務・人事、プロジェクト管理や顧客サポートと企業で利用される多くのオブジェクトを統一的なインタフェースと"アプリ"でサポートする。プラグインや外部サービス連携など拡張性も備わる。kintoneユーザーを対象に5月30日より販売され、初期費用10万円、月額1万円いずれも税別となる。

  • 新明和ソフトテクノロジのkintone版「契約管理システム」概要

    新明和ソフトテクノロジのkintone版「契約管理システム」概要

  • LINE WORKSとの連携で契約期日情報が通知

    LINE WORKSとの連携で契約期日情報が通知