チームで作成する文書には答えがある。文書作成の"摩擦"をゼロにする「flouu」 - プライズ

日本最大級のIT展示会「2018 Japan IT Week 秋」が、10月24日から26日までの3日間幕張メッセにて開催された。会場には、日本国内のみならず海外からの来場者も多く来場し、大いに賑わいを見せていた。自社で利活用できる製品やサービスはないか、既存のビジネスにスパイスを加えることができないかと、来場者は真剣な面持ちで各社工夫を凝らしたブースを見やる姿が印象的だった。

• 幕張メッセで開催された「2018 Japan IT Week 秋」。クラウドコンピューティングやモバイル活用、AI・業務自動化など10の専門展が一堂に会する貴重な展示会だ

本稿では、イベント会場内でキラリと光るソリューションの展示を行っていたプライズのブースをピックアップしてお伝えしていこう。

• 2018 Japan IT Week 秋会場内、プライズブースより

プライズブースで展示されていたのは、文書作成の効率化を図ることによって働き方改革を促進しようというクラウド型資料作成ツール「flouu（フロー）」だ。この「flouu」は、企業内で作成する様々な資料、例えば、会社概要や顧客へ提出するマーケティング報告資料、プレゼンテーション用のスライド資料やピッチ資料など、多種多様な文書の作成で“縁の下の力持ち”として働いてくれるものだ。「flouu」には資料作成のプロフェッショナルや戦略コンサルタントが監修した用途別のテンプレートが多数用意されているほか、細かな見た目の調整作業を大幅に簡便化してくれる自動レイアウト調整機能が実装されている。例えば、ピッチ資料などでプロジェクトメンバー紹介を行う際、その人数によってバランスを整える作業が発生するかと思うが、この「flouu」では人数を選択するだけで見た目も最適化されたレイアウトを自動で提供してくれるのだ。

• こちらはテンプレートのイメージを紹介するデモ映像の画面だが、作成する資料の用途に応じたテンプレートが多数用意されている。しかも、見た目にも美しく見やすさや見た人への伝わりやすさが考慮されているのも特徴だ

• 写真のように、メンバー紹介を行うページでは、その人数によってレイアウトを自動で調節してくれる機能も。急な増減にも素早く対応できるほか、その修正作業で発生する手間も大幅に削減することが可能だ

また、「flouu」の持つ機能のなかででユニークなのが、チームコミュニケーション機能だろう。自分で作成した提案資料を上長にチェックしてもらう、といったシチュエーションで力を発揮してくれるこの機能、対象となる資料をメンバーが同時に閲覧しながらコメントしあえるうえに、例えば修正の指示も修正する場所やその内容を一元管理できるため認識のずれを防ぐことができるのだ。その他にも、業務の現場でよく利活用するExcel等から数値データを自動で取得し、作成している資料のデザインに最適化された表やグラフへと自動で変換してくれる機能も有している。

• 作成資料をメンバーが同時に見ながら、より質の高い資料へとなるようディスカッションできるチームコミュニケーション機能。提案前に資料をチェックしてもらいたいのに出張で上長がいない！　なんて場合でも、「flouu」であればクラウドサービスなため出先でもアクセスしてチェックしてもらうことができる

• 表計算ツールで用意したデータや広告アカウントのデータを自動で取得し表やグラフに変換する機能も。資料全体の印象を壊すことなくデザインされたグラフをカンタンに用意できるのは資料作成時にはとてもありがたい機能ではないだろうか

今までは作成者によってバラバラだった資料のレイアウトも、この「flouu」を用いれば全社的にデザインのトーン＆マナーが整えられたものを誰もがカンタンに作成でき、資料作成時の手戻りの原因になりがちな認識のずれを防ぐことができるのは、企業規模の大小や役割を問わず非常に役立つのではないだろうか。現在、「flouu」はβ版のリリースに向けて開発中とのことだが、様々な企業活動で発生する資料作成という業務を効率化してくれるため、ブースで足を止めて解説員の声に真剣に耳を傾ける来場者の姿が多く見受けられた。オフィシャルWebサイトでは開発にあたって機能要望を収集するためのモニターの先行登録も行われているので、気になる方はチェックしてみてはいかがだろうか。

• 「flouu」オフィシャルWebサイトより