証左や承認工程を構築する文書管理システムはもちろん、ExcelやWordなどテンプレート化された書式や計算も、しっかりとした運用を行えば、標準化された規則や自動化された計算式が組織にメリットをもたらす。規模を問わずにデジタル化により無駄な苦労が緩和できる場合があることは見落としがちだ。デジタルトランスフォーメーションの重要性は、単なるキーワードとは異なる具体性を感じる。

Dropboxもそんなデジタルトランスフォーメーションをツールで追求する企業だが、公式ブログにはビジネスで利用できる"デジタルハック"がよく掲載される。先日掲載された"8 gains from a week without meetings"(会議無しで得られる8つのこと)もその1つだ。

寄稿者のSage Cohen氏は、生産性に関わる記事や書籍、エッセイなどを執筆するオーサーだ。会議にも報告会議からフラットな企画会議まで様々な種類のものが存在するが、ときおり前進を阻害するプロセスになる場合がある。"会議が無ければ得られる8つのもの"とするブログを寄稿している。

1. Became proactive instead of reactive(反応的にではなく積極的になる)

長い会議の塊に挟まれなければ、その日の最優先の事案を組み立てることができると述べるSage Cohen氏。同じ仕事でも何かに対応(反応)するための時間と能動的な時間のどちらが大事だろうかと投げかける。会議の意味や目的により異なるだろうが、できるだけ前者が少なく後者が多い方が健全だろう。

2.Met my deadlines(締め切りを守れる)

執筆の多い同氏は時折、他の参加者の長い説明を避けて会議を後にしたと告白している。絶え間なく続く割り込みが無ければ、週を通して断片化した時間を使わずに3時間で1つのホワイトペーパーのドラフトを完成できると述べる。たしかに会議の割り込みは締め切りなど決められた業務を持つ者にとっては、邪魔者になり得る。増してや中身が希薄であれば、批判対象にすらなってしまう。

3.Learned to delegate(役割を委譲できるようになる)

はじめて会議への参加を替ってもらった同僚は、結果として権限を持つようになった。細かく管理しなければならない"micromanaged"が少なくなり役割の分担ができるようになって双方幸せな関係だと同氏は述べている。全員が出る必要がない場合は、出なくても良いだろう。その時間は、参加者全員の業務がストップすることも念頭に入れる必要がある。

4. Got the information I needed faster(必要な情報を速く入手できる)

会議で座ったままの時間もひとつの情報収集ではあるが、別の誰かが持ち帰った情報の方がうまくチューニングされ、効果的に伝えられる場合がある。同氏はDropbox Paperを使っているが、デジタルペーパー上の"+"でリンク、"@"で仲間や同僚との共有などクールなギミックが数多く存在する。同僚が参加し、Dropbox Paperで議事録をメモしている際にも、必要な情報を即座に共有できる。代表者が同僚に情報をスムーズに伝えるツールの重要性は増していくだろう。逆説的だが、参加しないことで咀嚼された情報が伝達される場合もあるということだ。

  • Dropbox Paper使用画面。文書入力中に@や+をタイプすると共有や文書間リンクが半自動的に行える

    Dropbox Paper使用画面。文書入力中に@や+をタイプすると共有や文書間リンクが半自動的に行える

5. Saved my employer money(雇用主のお金をセーブできる)

大企業における1週間あたりの会議のコストが1500万ドルというBain & Companyの調査結果を引用し、私はこのことを心に留めながら、会議への参加よりも自分の仕事に集中していると同氏は述べている。会議開催のコスト意識は忘れがちではないだろうか。長引く会議は、別の仕事を後ろ倒しにしてどこかでコストに反映されてしまう。

6.Clarified what meetings are essential(会議の本質を明確にする)

会議に参加することにより大切な情報を逃すことはなかったが、チーム協力などの面で制限をもたらしたことも事実であると、必要な会議とそうでない会議の分類が大事であることを説いている。参加することに意義のある会議、何かを決定しなければいけない会議、何かを提出しなければいけない会議。様々な会議があるはずだ。

7. Committed to two meeting-free days every week(ノー会議デーを設定する)

具体的なコミットとしてSage Cohen氏は、毎週火曜と木曜はノー会議に設定し、それ以外の日とのバランスを図るようにしているそうだ。ノー残業デーしかり、メリハリの効いた運用が効果をもたらすことは期待できる。

8. Advocated for better meetings(よりよい会議の提唱)

できるだけ効果的な会議は発見できるものだとSage Cohen氏は、実践する15分会議を紹介している。15分会議は、立ったままの会議や突発的なミーティングと臨機応変な形を創り出すようになり効果的なコミュニケーションを構築していることを紹介している。

長期的に参加しないことはできないだろうが一日や週の時間効率を考える上では、いいエクソサイズになるとメリハリの効いた会議を勧めている。会議を"外回り"や"アポイントメント"に置き換えても良いだろう。結果が伴わない場合には、どこかがおかしいと考えなければ前に進めない。言い換えれば、参加や出席すること自体が仕事の目的になってしまっているのかもしれない。最終的な目的やミッションは何なのか？常に念頭に入れておかなければ行けないことを改めて訓告している。