資料の保管場所、3割の企業で「作成した本人しか知らず情報が探せない」

MM総研は1月28日、凸版印刷と共同で、従業員数100人以上の企業を対象に実施した、｢情報資産の管理実態に関する調査｣の結果を発表した。

同調査は、2015年12月4～7日にかけて、従業員数100人以上の大手･中堅企業の役員・経営企画・総務/法務部門・人事/経理部門・企画・制作部門の課長クラス以上を対象にWebアンケートにより実施したもので、有効回答数は457人。

調査の結果、会社での資料やコンテンツの保管方法は、「電子データをファイルサーバに入れて、限られた人員しか見られないように管理している」が60.2%と最多であり、以下「誰でも見られるファイルサーバに入れて管理している」が32.8%、「主に紙の資料として保管している」が31.1%の順だった。

会社で保管している資料やコンテンツの管理方法における課題や不安では、「特に課題や不安を感じない」が60.4%と最も多い一方で、「情報漏洩、情報の不正な閲覧の危険性がある(もしくは既に漏洩してしまっている)」が32.6%、「保管場所について作成した本人など限られた人しか知らないため、情報が探せない、もしくは探すのに時間がかかる」が30.2%、「どのような情報が存在しているか限られた人しか知らず、効果的に利用していない」が28.4%となっており、セキュリティ面の課題や不安のほか、業務効率的な課題や不安がある結果となった。

文書管理ツールやDAM(デジタル・アセット・マネジメント)の導入率については、「導入している」が17.5%、「導入していないが、2015年度中の導入予定である」が10.7%であり、合計しても28.2%にとどまっている。一方、「導入していないが、2016年度以降の導入に向け検討している」が19.7%、「導入しておらず、2016年度以降の導入予定も無い」が27.1%、「分からない」が24.9%であり、導入未定の企業が71.8%に上る。情報漏洩の危険性や業務情報が有効に探せないなどの業務非効率化を感じつつも、導入は先延ばしになっていると同社は見ている。

また、文書管理ツールを導入済の企業に対して、どのような資料やコンテンツを管理しているかを尋ねたところ、「従業員の個人情報に関する情報」が57.4%、「他社や顧客と交わした契約書」が50.4%の順であり、機密情報を管理するために導入が進んでいると同社は分析する。

同じく、文書管理ツールを導入済の企業に導入のメリットを尋ねると、「情報の漏洩や不正な閲覧を防止できる」が79.1%、「情報の紛失や変化を防止できる」が65.9%、「社内での情報共有が円滑にできる」が60.5%、「情報を探すことに時間を取られずに済む」が49.6%、「資料やコンテンツを2次利用することで、収益を生んでいる」が28.7%の順だった。現在はセキュリティ面の強化での導入意向が強いと同社は見ている。