凸版印刷は1月18日、NTTデータと保険業界向けのマイナンバー収集業務で協業し、保険会社が行う契約者などからのマイナンバー収集を代行する受託サービスの提供を開始した。なお、同サービスではベルシステム 24の協力を受け、契約者などからの問い合せ窓口を構築する。

2016年1月から共通番号(マイナンバー)制度の導入により、保険業界では法定調書へのマイナンバーの記載が義務となり、年金受給者、保険契約者などについては、マイナンバーを収集する必要がある。このような中、保険各社では大量のマイナンバー収集業務が発生することから、業務負荷が高まり通常業務に支障をきたす恐れがでている。業務が「特定個人情報」の取り扱いになるため、通常の個人情報保護の対策以上の安全管理体制を構築することが求められ、その実現にはハイレベルな安全整備と運用ノウハウが必要だという。

収集フロー

収集フローは契約者にダイレクトメールでマイナンバーの申し込みが必要であることを通知し、併せて返信封筒と記入用紙を送付。次に契約者が返信封筒に必要書類を返信したうえで、シェアードセンターにおいて返信封筒を受領し、記入用紙に印字されているバーコードをもとに、必要書類の確認と入力(データ化)を実施する。

特長として、これまで金融機関の個人情報管理を受託してきた実績を活かし、「組織的安全管理」「人的安全管理」「物理的安全管理」「技術的安全管理」でレベルの高いセキュリティ性を実現するとともに運用面では特定個人情報の取り扱いのための専門組織を設置し、専門教育を受けた人員により運用することでセキュリティを確保。

また、設備を共有化し、シェアードセンターを構築することで、各社が独自でシステムを立ち上げるよりも低コストでスピーディーなマイナンバー収集のためのサービス導入を可能とし、全体設計からDM制作・発送、記入済み書類の受付・管理、データ入力、コールセンターまで全工程を管理する工程管理システムを提供、スムーズなサービス導入と運用・管理を実現するという。

そのほか、マイナンバーの番号収集もユーザにとっては保険サービスと考え、ほかの保険サービスと同等の品質を確保し、顧客満足度を重視したサービス設計を行うとしている。今後、保険業界向けにマイナンバー収集代行サービスの販売で培ったノウハウと最高水準のセキュリティ体制を活かし、そのほかの金融業界や社会保障分野向けにもマイナンバー収集代行サービスの提供を積極的に展開していく方針だ。