リコーは、10月16日に文書管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」を電子帳簿保存法の改正に対応し、新たにタイムスタンプ付与機能、一括検証ツールなどを搭載することを発表した。今回の機能強化により、国税関係書類を一定の要件下でスキャナを用いて電子データ化する「スキャナ保存」に対応し、法定保存文書の管理業務を効率化するとしている。

「Ridoc Smart Navigator V2」システム概念図

国税関係帳簿書類の全部または一部について電子データによる保存を認める電子帳簿保存法は、2015年3月に、契約書や領収書の金銭基準(3万円)が廃止されたほか、電子保存の要件に関してはスキャナ読み取りの際の電子署名の付与が不要になり、タイムスタンプ付与のみになるなど、一層の規制緩和が行われた。スキャナ保存の適用を受けるためには、所轄の税務署長に申請する必要があり、2015年9月30日以降に申請したものから適用が開始されるという。

今回機能強化したタイムスタンプ機能では、電子帳簿保存法において、電子化された国税関係書類の真実性を確保するために義務付けられている、タイムスタンプ付与による保存運用に対応している。タイムスタンプ機能とは、電子文書をはじめとする電子データに対して、第三者機関の認証局であるタイムスタンプ局が、その書類が作成された日時を記録し、その後当該文書が改ざんされていないという信憑性を証明するものとなる。

一括検証ツールは、税務調査や社内監査時に、スキャナ保存されたデータに訂正や削除の事実がなかったかを円滑に確認するための機能。任意の期間や種類を指定して対象となる国税関係書類を抽出し、対象データに付与されたタイムスタンプを検証して、スキャナ保存以降に改ざんされていないか、タイムスタンプの有効期限が切れていないかなどを一括で検証することが可能となるという。

そのほか、一般ユーザーは文書管理システムのゴミ箱データをクリアできないよう設定を追加。これにより、一定期間保存する必要のある国税関係書類が一般ユーザーによって削除されることを防ぐ。また、国税関係書類を付帯情報とともに、ハードディスクやDVDなど外部の記録媒体へ年度フォルダ単位で保存(アーカイブ)できる機能も用意されている。