だれもが電子メールについて、自分なりの技や習慣を持っているだろう。ただし、それらが必ずしも生産性向上につながっていない場合もある。そこで今回は、PCとスマートフォンの双方においてユーザーが多いGmailについて、Mashableの記事「10 Ways You’re Using Gmail Wrong)」を参考に、"間違っている"と思われる使い方を紹介しよう。

自分自身にメールを送る

Gmailが登場した当初、「自分自身にメールを送ることでバックアップを取る」という使い方が話題になった。だが、クラウド時代の今、使い勝手のよいオンラインストレージがたくさんある。クラウドサービスを活用して、自分にメールを送るという使い方を見直すべきかもしれない。

ラベル、サブラベル、フォルダマニア

Gmailのラベル機能は便利だ。かといって、数十種類ものラベルを作り、それだけでなくその下にサブラベルを作るとどうなるだろう? 整理整頓した気持ちになるかもしれないが、実際には、作成したラベルを忘れて似たようなラベルを作って類似の内容のメールが分散してしまい、結局、特定のメールにアクセスしたい時、検索機能に頼るというケースもあるのではないだろうか。ラベルへの分類に時間がかかっているとしたら、ラベルがどれぐらい役に立っているのかをもう一度考えてみてはいかがだろう?

下書きがたまっている

メールを作成したものの、送信することなく、下書きとして残ってはいないだろうか? 下書きをTo-Doリストやリマインダーとして使う人もいるかもしれない。ただ、Gmailの自動保存機能により、ありとあらゆる下書きがメールボックスの容量を占めている。メールアドレスを入力したところで電話が入り、そのまま忘れてしまった――そんなメールを管理できているだろうか? 受信メールだけではなく、下書きの整理も忘れずに。

受信ボックスをゼロにする

受信ボックスをゼロにすることは必ずしも正しい使い方ではないという。大事なメールはもちろん、メーリングリスト、業務連絡、購読しているニュース、ソーシャルネットワークのアップデートなど、山のように電子メールを毎日受け取っているせいか、受信ボックスをゼロにすることで達成感を感じるかもしれない。

Gmailユーザーの"受信ボックスゼロ"への関心の高さを受けてか、ゲーミフィケーションを活用して、メールの処理を促すアプリも登場している。だが、メールを裁くことにばかり集中して、重要なメールを見落とす可能性もある。

すべてを既読にする

受信ボックスゼロと同様に、未読メッセージをゼロにしようとする人は多い。だが、じっくりと読んでいないのに既読にしてしまっている場合、重要なメッセージだったら、内容をどうやって確認するのだろうか?　記憶頼りで明確な方法を持っていないのなら、すっかり忘れてしまうという危険性がある。

「受信ボックスゼロ」と「未読メッセージゼロ」から言えることから、大切なのは、どのようにして重要なメールを管理するかということだろう。それなしに、むやみに受信ボックスゼロを目指したり、すべてのメールを既読にしたりするのはやめたほうがよさそうだ。

未読メッセージがたくさんたまっている

先に紹介した「ゼロ」術とは逆なのが、未読メッセージがたまりっぱなしの状態だ。電子メールがたまるのに任せて管理しないのは、考えなしに既読にしたり、削除したりするのと同じくらい問題だ。毎日あるいは週に1度、未読メッセージを確認しよう。

Gmailチャットウィンドウがたくさん開いている

Gmailの画面からチャットができる「Gmailチャット」、急ぎのやりとりに便利な手段だが、会話が終わった後もチャットウィンドウを開いたままにしているのはよくない。チャット・ウィンドウが画面のスペースを占めるので重要なメールが読めず、生産性に悪影響を与えるからだ。

件名を変えずにやりとりする

「忘年会の件」という件名のスレッドで6月の月例会議のアジェンダの相談をしているという人――「件名」の意味を今いちど考えよう。件名を変えずに古い電子メールに続けて返信していると、後になってメールの管理が難しくなる。メールの内容に関連した件名をつけよう。後で探しやすくなるし、相手のためにもなる。

「返信」と「全員に返信」を間違える

メールは一度送ってしまうと取り返しがつかない。宛先の誤入力はもちろんだが、グループでやりとりを行っている時に特定の人にだけ返信するつもりが、「全員に返信」をしてしまったことはないだろうか?　送信する前に宛先をチェックする、これがメールの基本だ。